Mở văn phòng luật sư riêng là bước chuyển từ người làm luật sang người vừa làm luật vừa vận hành một tổ chức: tìm khách hàng, quản lý tiền, quản lý con người, chịu trách nhiệm cuối cùng với mọi hồ sơ. Thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp chỉ là phần nhỏ. Phần lớn sự chuẩn bị nằm ở chuyên môn, nguồn khách hàng, tài chính dự phòng và hệ thống làm việc.
Luật Luật sư đặt điều kiện về thời gian hành nghề đối với luật sư thành lập hoặc tham gia thành lập tổ chức hành nghề; con số cụ thể và hồ sơ đăng ký bạn đối chiếu luật và hướng dẫn hiện hành. Bài này không đi vào thủ tục chi tiết, cũng không bàn chi phí hay thu nhập, mà tập trung vào câu hỏi: khi nào bạn thật sự sẵn sàng, và cần chuẩn bị những gì để văn phòng sống được qua những năm đầu.
Dấu hiệu bạn đã sẵn sàng
Đủ thời gian hành nghề theo luật là điều kiện pháp lý. Điều kiện nghề nghiệp thì khó đo hơn. Người làm nghề lâu năm hay dùng những dấu hiệu sau để tự kiểm:
- Bạn đã tự dẫn dắt nhiều vụ việc từ đầu đến cuối mà không cần người khác rà soát mọi bước, và kết quả được khách hàng ghi nhận.
- Đã có khách hàng tìm đến bạn vì tên của bạn chứ không chỉ vì tên của tổ chức nơi bạn làm, và bạn có thể giữ quan hệ đó đúng quy tắc nghề khi rời đi.
- Bạn có một mảng chuyên môn rõ đủ để người khác giới thiệu bạn bằng một câu.
- Bạn hiểu cách một văn phòng vận hành: ký hợp đồng dịch vụ pháp lý, xuất hoá đơn, quản lý công nợ, lưu trữ hồ sơ, xử lý khiếu nại của khách hàng.
- Bạn có khoản dự phòng đủ sống và đủ duy trì văn phòng trong một thời gian khi thu nhập chưa đều, mà không phải nhận những vụ việc mình không nên nhận.
- Bạn chịu được việc không có ai để hỏi vào lúc tám giờ tối khi khách hàng gọi về một chuyện gấp.
Nếu bạn mới có hai ba dấu hiệu, chưa có nghĩa là không nên mở; nhưng hãy biết mình đang thiếu gì để bù, ví dụ hợp tác với đồng nghiệp có thế mạnh bổ sung.
Văn phòng luật sư hay công ty luật
Luật Luật sư quy định hai hình thức tổ chức hành nghề. Lựa chọn ảnh hưởng đến trách nhiệm tài sản và cách bạn làm việc với đồng nghiệp. Bảng dưới nêu ở mức nguyên lý:
| Tiêu chí | Văn phòng luật sư | Công ty luật |
|---|---|---|
| Người thành lập | Một luật sư, là trưởng văn phòng | Từ một luật sư (trách nhiệm hữu hạn một thành viên) hoặc nhiều luật sư (hợp danh, trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên) |
| Trách nhiệm tài sản | Tổ chức theo loại hình doanh nghiệp tư nhân: chủ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình | Hợp danh: thành viên chịu trách nhiệm vô hạn; trách nhiệm hữu hạn: trong phạm vi vốn góp |
| Quyết định | Một người quyết | Theo thoả thuận và điều lệ giữa các thành viên |
| Hợp với | Luật sư muốn tự chủ hoàn toàn, quy mô nhỏ | Nhóm luật sư có thế mạnh bổ sung, muốn phát triển lớn hơn |
Đây không chỉ là chọn tên. Mở công ty với đồng nghiệp đòi hỏi thoả thuận rõ ràng ngay từ đầu về góp vốn, chia lợi nhuận, quyền quyết định, cách xử lý khi một người muốn rút. Nhiều cuộc hợp tác giữa các luật sư tan vỡ không vì chuyên môn mà vì những điều không được viết ra từ ngày đầu.
Trước khi rời nơi cũ: làm cho đúng
Cách bạn rời tổ chức hiện tại sẽ đi theo bạn suốt nhiều năm. Quy tắc nghề luật sư không cho phép lôi kéo khách hàng của tổ chức cũ trái quy tắc, mang theo hồ sơ hay thông tin của khách hàng nếu không được khách hàng và tổ chức đồng ý. Hãy đọc lại hợp đồng lao động và các cam kết đã ký để biết mình còn nghĩa vụ gì.
Với những vụ việc đang dở, cách làm đúng là bàn với tổ chức cũ và với khách hàng: khách hàng có quyền chọn tiếp tục với tổ chức cũ hay đi theo luật sư, nhưng quyết định phải là của khách hàng, được thông tin đầy đủ, không bị thúc ép. Việc bàn giao hồ sơ phải được ghi nhận bằng văn bản.
Hãy báo trước đủ thời gian, hoàn tất phần việc của mình và để lại hồ sơ sạch. Người làm nghề lâu năm thường nói rằng khách hàng thứ hai, thứ ba của một văn phòng mới thường đến từ lời giới thiệu của đồng nghiệp cũ, nếu họ quý cách bạn ra đi.
Chuẩn bị theo thứ tự
Khi đã quyết, nhiều luật sư thấy hữu ích khi đi theo một thứ tự đại thể như sau, để không bị cuốn vào việc nhỏ trước việc lớn:
- Xác định mảng chính và khách hàng mục tiêu: ai sẽ là mười khách hàng đầu tiên, họ tìm luật sư bằng cách nào.
- Chọn hình thức tổ chức và người cùng làm nếu có; viết thoả thuận giữa các luật sư trước khi nộp hồ sơ.
- Tìm hiểu hồ sơ đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp nơi có đoàn luật sư mà mình là thành viên, các yêu cầu về trụ sở và tên tổ chức, theo hướng dẫn hiện hành.
- Thu xếp bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho luật sư của tổ chức theo quy định, đọc kỹ phạm vi bảo hiểm.
- Dựng hệ thống làm việc: mẫu hợp đồng dịch vụ pháp lý, quy trình kiểm tra xung đột lợi ích trước khi nhận việc, cách lưu trữ và bảo mật hồ sơ, lịch nhắc thời hạn.
- Thu xếp kế toán, hoá đơn và nghĩa vụ thuế của tổ chức; phần thuế nên hỏi người chuyên về thuế.
- Chuẩn bị cách giới thiệu văn phòng phù hợp với quy tắc nghề về quảng cáo dịch vụ pháp lý.
Thứ tự này không cứng nhắc, nhưng bước đầu tiên nên luôn đứng đầu. Văn phòng mở ra mà chưa rõ khách hàng là ai thường phải nhận mọi việc để trang trải, rồi mất hướng chuyên môn.
Những việc vận hành hay bị đánh giá thấp
Kiểm tra xung đột lợi ích. Ở tổ chức lớn, có bộ phận hoặc phần mềm làm việc này. Ở văn phòng mới, bạn phải tự giữ danh sách khách hàng và các bên liên quan, kiểm trước mỗi vụ việc mới. Quên kiểm một lần có thể dẫn tới phải rút khỏi vụ việc giữa chừng và bị khiếu nại.
Thu và quản lý tiền của khách hàng. Thù lao, chi phí tạm ứng phải được thoả thuận rõ trong hợp đồng, ghi nhận minh bạch. Lẫn lộn tiền của khách hàng với tiền của văn phòng là sai lầm dễ dẫn tới tranh chấp và kỷ luật.
Hồ sơ và bảo mật. Hồ sơ giấy cần chỗ lưu an toàn, hồ sơ điện tử cần sao lưu và phân quyền. Một chiếc máy tính bị mất không có mật khẩu là một vụ lộ thông tin khách hàng.
Con người. Người đầu tiên bạn tuyển, thường là trợ lý hoặc thư ký, ảnh hưởng rất lớn đến trải nghiệm của khách hàng. Họ cũng phải hiểu và giữ nghĩa vụ bảo mật như bạn.
Thời gian cho chính mình. Khi là chủ, mọi việc đều đổ về bạn. Không dành thời gian cố định cho việc học, cập nhật văn bản và nghỉ ngơi, chất lượng chuyên môn sẽ giảm dần mà khó nhận ra.
Không nhất thiết phải làm một mình
Mở văn phòng không có nghĩa là đứng một mình với mọi việc. Một số cách luật sư mới ra riêng hay dùng để giảm rủi ro, miễn giữ đúng quy định của Luật Luật sư và quy tắc nghề:
- Hợp tác theo vụ việc với đồng nghiệp ở tổ chức khác khi việc vượt quá chuyên môn của mình, có thoả thuận rõ về phân công, thù lao và có sự đồng ý của khách hàng.
- Giới thiệu khách hàng sang đồng nghiệp chuyên mảng khác khi việc không thuộc thế mạnh của mình, thay vì nhận cho bằng được. Đừng biến việc giới thiệu thành quan hệ hoa hồng, vì quy tắc nghề đặt giới hạn chặt với việc có khách hàng qua trung gian; sự tin cậy qua lại giữa đồng nghiệp mới là nguồn việc bền.
- Dùng chung một số dịch vụ hỗ trợ như kế toán, lưu trữ, nơi họp với văn phòng khác, nhưng tách bạch hoàn toàn hồ sơ và thông tin khách hàng để giữ nghĩa vụ bảo mật.
- Giữ một người đi trước để hỏi ý kiến khi gặp tình huống khó về chuyên môn hoặc quy tắc nghề, không tiết lộ thông tin nhận dạng khách hàng khi hỏi.
- Tham gia sinh hoạt của đoàn luật sư, các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ, để không bị tách khỏi cộng đồng nghề và cập nhật thay đổi của văn bản.
Nhiều luật sư kể rằng điều khó nhất của năm đầu ra riêng không phải là thiếu khách hàng mà là cảm giác không có ai để bàn bạc. Xây mạng lưới đồng nghiệp đáng tin trước khi mở văn phòng là phần chuẩn bị quan trọng không kém tài chính.
Năm đầu tiên thường diễn ra thế nào
Phần lớn văn phòng mới trải qua giai đoạn thu không đều trong những tháng đầu. Khách hàng cũ cần thời gian để biết bạn đã ra riêng; khách hàng mới cần thời gian để tin một tên tuổi mới. Đây là lúc khoản dự phòng phát huy tác dụng: nó cho phép bạn từ chối những vụ việc không phù hợp hoặc có dấu hiệu bất thường thay vì nhận vì cần tiền.
Năm đầu cũng là lúc bạn phát hiện những phần mình chưa biết: cách viết hợp đồng dịch vụ để tránh tranh chấp về phạm vi công việc, cách xử lý khi khách hàng chậm trả thù lao, cách nói chuyện với khách hàng không hài lòng. Hãy ghi lại từng tình huống và cách xử lý, chúng trở thành quy trình của văn phòng.
Cuối năm đầu, nên ngồi lại xem: khách hàng đến từ đâu, loại việc nào chiếm nhiều thời gian nhất, việc nào mang lại sự hài lòng nhất cho khách hàng và cho chính mình. Câu trả lời giúp bạn điều chỉnh hướng đi trước khi các thói quen chưa tốt trở nên khó sửa.
Câu hỏi thường gặp
Luật sư mới có thẻ có mở văn phòng riêng ngay được không?
Luật Luật sư đặt điều kiện về thời gian hành nghề đối với luật sư thành lập hoặc tham gia thành lập tổ chức hành nghề luật sư. Vì vậy người vừa có thẻ thường chưa đủ điều kiện mở ngay. Bạn đối chiếu luật hiện hành để biết con số và cách tính thời gian hành nghề.
Văn phòng luật sư có thuê luật sư khác làm việc được không?
Được. Văn phòng luật sư có thể ký hợp đồng lao động với luật sư khác và nhận người tập sự nếu đáp ứng điều kiện. Trưởng văn phòng vẫn là người chịu trách nhiệm chính về hoạt động của văn phòng.
Có nên mở văn phòng cùng bạn học không?
Có thể, nếu hai người có thế mạnh bổ sung và đã làm việc cùng nhau đủ lâu để hiểu cách nhau làm việc. Điều quan trọng là thoả thuận bằng văn bản từ đầu về góp vốn, chia lợi nhuận, quyền quyết định và cách giải quyết khi muốn tách ra. Tình bạn tốt không thay được thoả thuận rõ ràng.
Mở văn phòng ở tỉnh nhỏ có khó không?
Có thuận lợi và khó khăn riêng. Ở tỉnh, ít cạnh tranh hơn và quan hệ cộng đồng giúp bạn được biết đến nhanh, nhưng loại việc chủ yếu là dân sự, đất đai, hôn nhân, hình sự. Nếu chuyên môn của bạn là mảng ít nhu cầu ở địa phương, bạn cần tính đến việc phục vụ khách hàng từ nơi khác.
Đặt trụ sở văn phòng tại nhà riêng được không?
Yêu cầu về trụ sở do pháp luật về luật sư và hướng dẫn của cơ quan đăng ký quy định, bạn kiểm tra với Sở Tư pháp nơi đăng ký. Ngoài điều kiện pháp lý, hãy nghĩ tới chỗ tiếp khách bảo đảm riêng tư và chỗ lưu hồ sơ an toàn, vì đó là nghĩa vụ bảo mật của bạn.