Trợ lý luật sư là người hỗ trợ luật sư trong toàn bộ công việc chuyên môn: nghiên cứu quy định, soạn nháp văn bản, sắp xếp và quản lý hồ sơ, theo dõi thời hạn, chuẩn bị tài liệu cho buổi làm việc và phiên toà, ghi biên bản gặp khách hàng. Trợ lý không đứng tên tư vấn, không ký văn bản với tư cách luật sư, không thay luật sư tham gia tố tụng ở những việc luật chỉ cho luật sư làm.
Với cử nhân luật mới ra trường, đây là vị trí phổ biến để bước vào văn phòng luật hoặc công ty luật. Nhiều người làm trợ lý một thời gian rồi đăng ký tập sự hành nghề luật sư, có người làm trợ lý lâu dài vì thích công việc nghiên cứu và tổ chức hồ sơ. Bài này tả công việc thật, kỹ năng cần, khác biệt với luật sư tập sự, và những giới hạn phải giữ. Điều kiện, thủ tục tập sự hành nghề luật sư thuộc phần tư cách hành nghề, ở đây chỉ nhắc.
Một ngày làm việc của trợ lý luật sư
Mỗi văn phòng có nhịp riêng. Lịch dưới là ví dụ giả định ở một văn phòng vừa, làm cả tư vấn và tranh tụng dân sự – thương mại:
- Đầu giờ: kiểm lịch thời hạn của các vụ việc mình phụ trách, đối chiếu với lịch của luật sư, nhắc những việc đến hạn trong tuần.
- Buổi sáng: nghiên cứu một vấn đề pháp lý luật sư giao từ hôm trước, tổng hợp quy định, bản án đã công bố liên quan, viết bản ghi nhớ hai ba trang.
- Trước trưa: theo luật sư gặp khách hàng, ghi biên bản, lập danh sách giấy tờ khách cần bổ sung.
- Đầu giờ chiều: soạn nháp đơn hoặc văn bản theo chỉ đạo, kèm ghi chú những chỗ cần luật sư quyết định.
- Giữa chiều: sắp xếp hồ sơ, đánh số tài liệu, cập nhật danh mục chứng cứ cho một vụ sắp hoà giải hoặc xét xử.
- Cuối giờ: gửi luật sư bản tóm tắt việc đã làm trong ngày, việc tồn, câu hỏi cần trả lời.
Những ngày có phiên toà hoặc buổi làm việc với cơ quan nhà nước, trợ lý chuẩn bị tài liệu, đi cùng luật sư, ghi chép. Phần trình bày, tranh luận là việc của luật sư hoặc người có tư cách tham gia tố tụng.
Năm khối việc chính và kỹ năng đi kèm
Nếu chỉ chọn năm kỹ năng để rèn trước khi xin vị trí trợ lý, hãy rèn theo năm khối việc dưới đây.
| Khối việc | Việc cụ thể | Kỹ năng cần |
|---|---|---|
| Nghiên cứu pháp lý | Tìm quy định, kiểm hiệu lực, tìm bản án công bố, viết ghi nhớ | Tra cứu nguồn chính thức, đọc điều khoản chuyển tiếp, viết tóm tắt có cấu trúc |
| Soạn thảo | Nháp thư tư vấn, đơn, văn bản gửi cơ quan, hợp đồng theo mẫu của văn phòng | Viết rõ, đúng thuật ngữ, theo đúng chỉ đạo, đánh dấu chỗ cần quyết định |
| Quản lý hồ sơ | Lập danh mục, đánh số, lưu bản giấy và bản điện tử, kiểm bản gốc – bản sao | Cẩn thận, có hệ thống, bảo mật |
| Quản lý thời hạn | Lịch thời hạn tố tụng, hạn nộp, hạn trả lời khách | Tính thời hạn đúng quy định, nhắc sớm |
| Hỗ trợ làm việc với khách hàng | Ghi biên bản, gửi danh sách giấy tờ cần bổ sung, cập nhật tiến độ theo chỉ đạo | Giao tiếp lịch sự, không vượt quyền |
Trong năm khối này, quản lý thời hạn là khối mà sai một lần có thể gây hậu quả nặng nhất: lỡ hạn kháng cáo, hạn nộp chứng cứ, hạn trả lời yêu cầu của toà. Văn phòng tốt có hệ thống nhắc hạn; trợ lý tốt không phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống đó mà tự kiểm lại.
Trợ lý ở văn phòng tranh tụng và văn phòng tư vấn khác nhau thế nào
Ở văn phòng thiên về tranh tụng, nhịp làm việc của trợ lý chạy theo lịch tố tụng: hạn nộp tài liệu, ngày hoà giải, ngày xét xử. Phần lớn thời gian dành cho hồ sơ vụ án, lập bảng chứng cứ, tóm tắt lời khai, chuẩn bị tập tài liệu cho luật sư mang theo, soạn nháp đơn và văn bản gửi toà. Những tuần có phiên toà thường rất gấp, có khi phải ở lại muộn để hoàn thiện tài liệu.
Ở văn phòng thiên về tư vấn doanh nghiệp, trợ lý làm nhiều với hợp đồng, hồ sơ thành lập và thay đổi doanh nghiệp, hồ sơ đầu tư, giấy phép, báo cáo rà soát pháp lý trước giao dịch. Nhịp làm việc chạy theo tiến độ giao dịch của khách hàng; có giai đoạn phải rà khối lượng tài liệu rất lớn trong thời gian ngắn, đòi hỏi tổ chức công việc chặt và làm việc nhóm tốt. Ngoại ngữ thường quan trọng hơn ở mảng này.
Khi chọn chỗ làm trợ lý đầu tiên, hãy nghĩ xem bạn hợp với nhịp nào. Người thích tranh luận, chịu được áp lực ngày giờ cố định thường hợp tranh tụng. Người thích cấu trúc, tỉ mỉ với văn bản dài, thích hiểu hoạt động kinh doanh thường hợp tư vấn. Văn phòng vừa và nhỏ hay làm cả hai, cho bạn thử trước khi chọn hướng.
Trợ lý luật sư khác luật sư tập sự ở đâu
Hai vị trí này hay bị dùng lẫn trong tin tuyển dụng, nhưng khác nhau về tư cách. Luật sư tập sự là người đã hoàn thành chương trình đào tạo nghề luật sư và đăng ký tập sự tại một tổ chức hành nghề luật sư theo Luật Luật sư, có luật sư hướng dẫn, được làm một số việc theo phạm vi luật cho phép dưới sự hướng dẫn đó. Trợ lý luật sư là vị trí công việc do văn phòng tự đặt, không phải một tư cách theo Luật Luật sư.
Trên thực tế, một người có thể vừa là luật sư tập sự vừa làm các việc của trợ lý; cũng có người làm trợ lý trong khi đang học lớp đào tạo nghề, chưa đăng ký tập sự. Khi nhận việc, hỏi rõ văn phòng tuyển bạn với tư cách nào, và nếu bạn định tập sự, văn phòng có nhận hướng dẫn tập sự không.
Điều kiện, thời gian tập sự, việc kiểm tra kết quả tập sự và gia nhập đoàn luật sư thuộc thủ tục tư cách hành nghề, được quy định trong Luật Luật sư và văn bản hướng dẫn; bạn nên đọc thẳng văn bản hiện hành và hướng dẫn của đoàn luật sư nơi định đăng ký, vì chi tiết có thể thay đổi.
Giới hạn phải giữ
Không tư vấn trực tiếp cho khách hàng thay luật sư. Khách hàng hay hỏi trợ lý vì dễ gặp hơn. Bạn có thể trả lời về tiến độ, giấy tờ cần bổ sung theo chỉ đạo; câu hỏi về hướng giải quyết, khả năng thắng thua phải chuyển cho luật sư.
Không hứa kết quả. Một câu "chắc là được" từ trợ lý có thể bị khách hàng hiểu là cam kết của văn phòng.
Không tự nhận, tự báo phí. Thù lao do luật sư hoặc văn phòng thoả thuận với khách hàng bằng hợp đồng dịch vụ pháp lý. Trợ lý không tự báo giá, không nhận tiền riêng.
Giữ bí mật như luật sư. Nghĩa vụ giữ bí mật thông tin khách hàng áp dụng cho cả người làm việc trong tổ chức hành nghề luật sư. Không mang hồ sơ về nhà nếu văn phòng không cho phép, không gửi tài liệu qua tài khoản cá nhân, không kể chuyện vụ việc.
Không làm việc riêng cho khách của văn phòng. Khách hàng quen có thể nhờ bạn "giúp riêng" một việc nhỏ. Đó là xung đột lợi ích và vi phạm nội quy hầu hết văn phòng. Chuyển yêu cầu về văn phòng.
Viết bản ghi nhớ nghiên cứu mà luật sư đọc được ngay
Sản phẩm trợ lý làm nhiều nhất là bản ghi nhớ nghiên cứu: luật sư hỏi một câu, bạn trả lời bằng văn bản. Luật sư thường đọc nó giữa hai cuộc họp, nên cấu trúc quan trọng hơn độ dài. Một bố cục dễ dùng: câu hỏi (chép lại đúng câu luật sư hỏi), trả lời ngắn (hai ba câu), căn cứ (văn bản, điều khoản, kèm tình trạng hiệu lực), phân tích (áp vào sự kiện của vụ việc), điểm chưa chắc và đề xuất kiểm thêm.
Trích văn bản phải chính xác: tên đầy đủ, số hiệu nếu có, điều khoản cụ thể; đã kiểm văn bản còn hiệu lực và có bị sửa đổi chưa. Nếu có văn bản cũ và mới chồng nhau, nêu rõ quy định chuyển tiếp. Bản án đã công bố chỉ là tư liệu tham khảo, trừ khi đó là án lệ được công bố theo quy định; ghi rõ bản chất của tư liệu bạn dẫn.
Thói quen nên có: lưu lại mọi bản ghi nhớ đã làm (theo quy định lưu trữ của văn phòng) kèm ghi chú luật sư sửa gì. Sau vài tháng, bạn có một kho kiến thức riêng về những vấn đề văn phòng gặp nhiều, và tốc độ nghiên cứu tăng rõ.
Con đường sau vị trí trợ lý
Trợ lý luật sư không phải điểm đến cố định. Những hướng đi thường gặp:
- Học nghề luật sư, tập sự, hành nghề. Kinh nghiệm làm trợ lý giúp bạn bước vào tập sự với nền tảng vững, biết việc từ trước.
- Chuyển sang pháp chế doanh nghiệp. Kinh nghiệm nghiên cứu, soạn thảo, quản lý hồ sơ dùng trực tiếp ở phòng pháp chế; nhiều người chuyển sau khi đã quen một mảng như hợp đồng, lao động.
- Chuyên viên pháp lý lâu năm. Một số văn phòng lớn có vị trí chuyên viên nghiên cứu, quản lý tri thức, quản lý hồ sơ cho người không định hành nghề luật sư.
- Thi tuyển vào cơ quan tư pháp. Kinh nghiệm làm việc với hồ sơ tố tụng có ích khi dự tuyển thư ký toà án, chuyên viên ở cơ quan thi hành án và các vị trí tương tự.
- Học tiếp sau đại học. Những vấn đề gặp khi làm trợ lý là nguồn đề tài nghiên cứu thực tế tốt.
Dù chọn hướng nào, hai ba năm làm trợ lý ở nơi có luật sư chịu hướng dẫn là nền tảng rất tốt. Điều nên tránh là ở quá lâu ở nơi chỉ giao việc hành chính lặp lại mà không học thêm được gì.
Câu hỏi thường gặp
Trợ lý luật sư có cần thẻ luật sư không?
Không. Trợ lý luật sư là vị trí công việc, không đòi chứng chỉ hành nghề. Văn phòng thường yêu cầu bằng cử nhân luật. Thẻ luật sư chỉ cần khi bạn hành nghề với tư cách luật sư.
Sinh viên năm cuối có làm trợ lý luật sư bán thời gian được không?
Một số văn phòng nhận sinh viên năm cuối làm trợ lý bán thời gian hoặc thực tập dài hạn. Việc được giao thường hẹp hơn người đã tốt nghiệp. Hỏi rõ thời gian làm việc để không ảnh hưởng việc học.
Làm trợ lý luật sư có được tính vào thời gian tập sự không?
Thời gian tập sự chỉ tính từ khi bạn đăng ký tập sự theo đúng thủ tục của Luật Luật sư và văn bản hướng dẫn, với luật sư hướng dẫn. Thời gian làm trợ lý trước đó không tự động được tính. Kiểm văn bản hiện hành và hỏi đoàn luật sư.
Trợ lý luật sư có được đi cùng luật sư ra toà không?
Có thể đi cùng để hỗ trợ tài liệu, ghi chép, ngồi ở khu vực dành cho người dự phiên toà hoặc vị trí được bố trí. Trợ lý không tham gia tranh tụng nếu không có tư cách tố tụng phù hợp.
Kỹ năng nào quan trọng nhất với trợ lý luật sư mới?
Cẩn thận và có hệ thống trong quản lý hồ sơ, thời hạn; tiếp theo là nghiên cứu và viết rõ ràng. Luật sư tin bạn trước hết vì bạn không để sót việc, sau đó mới vì bạn viết hay.
Có nên làm trợ lý ở văn phòng một luật sư không?
Văn phòng nhỏ cho bạn làm nhiều loại việc và học trực tiếp từ một người. Rủi ro là phụ thuộc phong cách một người và ít quy trình. Nếu luật sư chịu dạy, đây vẫn là môi trường học tốt trong năm đầu.