Thực tập ở phòng pháp chế, sinh viên luật thường được giao bốn loại việc: rà và cập nhật hợp đồng mẫu, theo dõi văn bản pháp luật mới liên quan tới ngành của doanh nghiệp, lưu trữ – tra cứu hồ sơ pháp lý nội bộ, và chuẩn bị câu trả lời nháp cho câu hỏi đơn giản của các phòng ban. Mọi bản nháp đều qua chuyên viên pháp chế kiểm trước khi ra khỏi phòng.
Điểm khác lớn nhất so với văn phòng luật: ở doanh nghiệp, "khách hàng" là chính đồng nghiệp ở phòng kinh doanh, kế toán, nhân sự, và câu trả lời pháp lý phải giúp họ làm được việc, không chỉ đúng luật. Bài này nói về công việc thật, kỹ năng nên chuẩn bị, và cách thực tập sao cho kỳ thực tập trở thành kinh nghiệm có giá trị nếu bạn định theo nghề pháp chế. Phần nghề pháp chế nói chung, có cần thẻ luật sư hay không, lộ trình lên trưởng pháp chế, có ở danh mục riêng của site.
Bốn khối việc và điều bạn học được từ mỗi khối
Phòng pháp chế ở doanh nghiệp vừa và lớn có thể có vài người; ở doanh nghiệp nhỏ có khi chỉ một chuyên viên kiêm nhiều việc. Dù quy mô nào, việc giao cho thực tập sinh thường rơi vào bốn khối dưới đây.
| Khối việc | Ví dụ việc cụ thể | Bạn học được gì |
|---|---|---|
| Hợp đồng | So hợp đồng mẫu với văn bản mới, đánh dấu điều khoản cần sửa; lập bảng so sánh các bản hợp đồng cùng loại; kiểm thông tin bên ký | Đọc hợp đồng như người dùng nó, thấy điều khoản nào hay gây tranh chấp |
| Văn bản pháp luật | Theo dõi văn bản mới ban hành, tóm tắt nội dung ảnh hưởng tới doanh nghiệp, ghi ngày hiệu lực | Biết tìm văn bản gốc, đọc điều khoản chuyển tiếp, phân biệt dự thảo và văn bản đã ban hành |
| Hồ sơ pháp lý nội bộ | Sắp xếp giấy phép, giấy chứng nhận, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; lập bảng thời hạn gia hạn | Hiểu doanh nghiệp cần những giấy tờ gì để hoạt động, thời hạn nào không được để lỡ |
| Hỗ trợ phòng ban | Soạn nháp câu trả lời cho câu hỏi về nội quy, hợp đồng lao động, chính sách bán hàng | Chuyển luật thành câu trả lời ngắn mà người không học luật dùng được |
Ví dụ giả định: một phòng kinh doanh hỏi "khách đòi bỏ điều khoản phạt chậm thanh toán thì có được không". Thực tập sinh được giao tìm quy định liên quan, đọc lại hợp đồng mẫu, liệt kê hệ quả nếu bỏ điều khoản đó, và đề xuất hai phương án. Chuyên viên pháp chế quyết định câu trả lời cuối cùng; bạn học được cả quá trình đi từ câu hỏi đời thường tới câu trả lời có căn cứ.
Pháp chế khác văn phòng luật ở chỗ nào
Ở văn phòng luật, mỗi vụ việc có điểm bắt đầu và kết thúc, khách hàng đến rồi đi. Ở phòng pháp chế, bạn làm việc với cùng một doanh nghiệp mỗi ngày, nên hiểu biết về hoạt động kinh doanh quan trọng không kém hiểu biết về luật. Một chuyên viên pháp chế giỏi biết sản phẩm của công ty bán cho ai, dòng tiền chạy ra sao, phòng ban nào hay ký hợp đồng gì. Thực tập sinh nên học điều này từ tuần đầu.
Pháp chế cũng thiên về phòng ngừa hơn là xử lý tranh chấp. Phần lớn thời gian dành cho việc làm cho hợp đồng chặt hơn, quy trình nội bộ khớp với luật, nhân viên hiểu điều gì không được làm. Khi có tranh chấp lớn, doanh nghiệp thường thuê luật sư bên ngoài, và pháp chế làm đầu mối phối hợp. Vì vậy, thực tập pháp chế ít khi cho bạn thấy phiên toà, nhưng cho bạn thấy rất nhiều lý do khiến tranh chấp xảy ra từ đầu.
Cuối cùng, ngôn ngữ khác nhau. Thư tư vấn ở văn phòng luật có thể dài, nhiều trích dẫn. Câu trả lời của pháp chế cho phòng kinh doanh thường cần ngắn: được hay không, nếu được thì điều kiện gì, nếu không thì có cách nào hợp pháp khác. Tập viết ngắn mà vẫn đủ căn cứ là kỹ năng lớn nhất bạn mang về.
Chuẩn bị trước khi bắt đầu
Không ai mong thực tập sinh biết hết luật doanh nghiệp. Nhưng chuẩn bị những điều sau giúp bạn được giao việc thật sớm hơn:
- Ôn phần chung về hợp đồng trong Bộ luật Dân sự 2015: giao kết, hiệu lực, vi phạm, bồi thường, phạt vi phạm. Đây là nền cho mọi việc liên quan hợp đồng.
- Đọc lướt Luật Doanh nghiệp 2020 (và các lần sửa đổi) ở phần loại hình doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, cơ cấu quản trị, để hiểu ai có quyền ký gì.
- Tìm hiểu ngành của doanh nghiệp: nếu là xây dựng, sản xuất, thương mại điện tử hay dịch vụ tài chính, mỗi ngành có luật chuyên ngành riêng mà phòng pháp chế dùng hằng ngày.
- Tập dùng thành thạo chức năng so sánh văn bản, theo dõi thay đổi trong phần mềm soạn thảo. Pháp chế làm việc với nhiều phiên bản hợp đồng cùng lúc.
- Tập tìm văn bản pháp luật trên nguồn chính thức (cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật, công báo) và kiểm tình trạng hiệu lực trước khi dùng.
- Chuẩn bị tinh thần bảo mật: thông tin hợp đồng, đối tác, giá cả là bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp yêu cầu ký cam kết bảo mật, đọc kỹ trước khi ký. Đó là việc bình thường; điều bất thường là cam kết cấm bạn làm cho bất kỳ doanh nghiệp nào khác trong nhiều năm chỉ vì một kỳ thực tập vài tháng. Gặp điều khoản như vậy, hỏi lại phạm vi.
Làm thế nào để được giao việc có giá trị
Làm xong việc nhỏ kèm một ghi chú thêm. Khi được giao sắp xếp hồ sơ giấy phép, nộp kèm bảng thời hạn gia hạn của từng giấy. Khi được giao tóm tắt văn bản mới, ghi thêm một dòng "điều này có thể ảnh hưởng tới hợp đồng mẫu X". Ghi chú đó cho thấy bạn hiểu việc mình làm dùng vào đâu.
Hỏi bối cảnh trước khi làm. Một câu hỏi "câu trả lời này sẽ gửi cho ai, họ cần quyết định điều gì" giúp bạn tránh viết một bản nháp dài và đúng nhưng vô dụng.
Đánh dấu mức độ chắc chắn. Trong bản nháp, ghi rõ chỗ nào bạn chắc, chỗ nào cần kiểm thêm, chỗ nào văn bản chưa rõ. Người kiểm sẽ tin bản nháp của bạn hơn nếu bạn trung thực về giới hạn của nó.
Không tự trả lời phòng ban. Dù đồng nghiệp ở phòng khác hỏi thẳng bạn, câu trả lời pháp lý phải đi qua người có trách nhiệm. Nói "để em chuyển anh chị trong phòng pháp chế xem" là đúng mực, không phải né việc.
Ghi lại kiến thức ngành. Mỗi tuần viết nửa trang: doanh nghiệp này kiếm tiền từ đâu, rủi ro pháp lý lớn nhất nằm ở khâu nào. Cuối kỳ, đây là phần giá trị nhất của báo cáo thực tập và là chuyện để kể khi phỏng vấn.
Thực tập ở doanh nghiệp nhỏ chỉ có một người làm pháp lý
Nhiều sinh viên chỉ tìm được chỗ thực tập ở doanh nghiệp nhỏ, nơi việc pháp lý do một chuyên viên kiêm nhiệm, có khi là người làm nhân sự hoặc kế toán có bằng luật. Đừng coi đó là lựa chọn kém. Ở đây bạn thường được tiếp xúc với nhiều loại việc hơn: hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán, hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp, quy chế nội bộ, cả những việc như chuẩn bị hồ sơ khi có đoàn kiểm tra.
Rủi ro là không có ai kiểm kỹ bản nháp của bạn. Cách giảm rủi ro: tự đặt cho mình quy tắc kiểm hai lần, ghi nguồn cho mọi điều bạn viết, và xin người hướng dẫn ở trường đọc giúp những bản nháp quan trọng (sau khi đã xoá thông tin nhận diện doanh nghiệp, và chỉ khi doanh nghiệp đồng ý). Nếu doanh nghiệp giao cho bạn quyết định một vấn đề pháp lý thật mà không ai chịu trách nhiệm, hãy nói rõ giới hạn của mình: bạn là sinh viên thực tập, không phải người tư vấn.
Đổi lại, kinh nghiệm ở doanh nghiệp nhỏ thường rất được việc khi bạn ứng tuyển vị trí pháp chế ở doanh nghiệp vừa, vì bạn đã thấy cả một doanh nghiệp vận hành từ góc pháp lý, không chỉ một mảnh nhỏ.
Một tuần làm việc mẫu của thực tập sinh pháp chế
Lịch dưới đây là ví dụ giả định, giúp bạn hình dung nhịp làm việc và tự sắp xếp nếu nơi thực tập để bạn chủ động:
- Đầu tuần: rà danh sách văn bản pháp luật mới ban hành trong tuần trước, đánh dấu văn bản có thể liên quan tới ngành của doanh nghiệp, tóm tắt mỗi văn bản trong vài dòng.
- Ngày thứ hai: nhận một hợp đồng mẫu, so với văn bản mới và với các tranh chấp từng gặp (nếu phòng có ghi chép), đề xuất chỗ sửa bằng chế độ theo dõi thay đổi.
- Giữa tuần: cập nhật bảng hồ sơ pháp lý nội bộ, kiểm giấy tờ nào sắp hết hạn, báo người phụ trách.
- Ngày thứ tư: soạn nháp hai, ba câu trả lời cho câu hỏi của phòng ban, ghi nguồn và mức chắc chắn.
- Cuối tuần: ngồi với người hướng dẫn nhận xét bản nháp, ghi lại lỗi để không lặp, viết nửa trang nhật ký học được gì.
Nhịp này lặp lại vài tuần là bạn quen với cách phòng pháp chế vận hành. Nếu nơi thực tập không có buổi nhận xét cuối tuần, hãy chủ động xin mười lăm phút; đó là khoảng thời gian có giá trị nhất của cả tuần.
Hiểu lầm hay gặp về thực tập pháp chế
"Pháp chế chỉ là soạn hợp đồng." Hợp đồng là phần lớn, nhưng pháp chế còn lo tuân thủ, quản trị nội bộ, lao động, sở hữu trí tuệ, làm việc với cơ quan nhà nước. Kỳ thực tập là dịp hỏi người hướng dẫn về những mảng ít thấy.
"Thực tập pháp chế không cần giỏi luật tố tụng." Muốn soạn hợp đồng phòng được tranh chấp, bạn phải biết tranh chấp được giải quyết thế nào, chứng cứ gì có giá trị. Pháp chế giỏi đọc hợp đồng bằng con mắt của người sẽ phải kiện theo nó.
"Thực tập pháp chế thì không cần biết đọc báo cáo tài chính." Không cần thành thạo như kế toán, nhưng biết đọc những con số cơ bản giúp bạn hiểu vì sao một điều khoản thanh toán hay bảo đảm lại quan trọng với doanh nghiệp. Hỏi người hướng dẫn cho xem một báo cáo đã công khai và giải thích vài dòng chính.
"Làm pháp chế thì không cần kỹ năng giao tiếp." Ngược lại, phần lớn thời gian là giải thích cho người không học luật và thuyết phục họ đổi cách làm. Kỹ năng này học được nhiều nhất khi thực tập.
Câu hỏi thường gặp
Sinh viên luật học ngành luật dân sự có xin thực tập pháp chế được không?
Được. Doanh nghiệp quan tâm bạn có nền tảng hợp đồng, biết tra cứu và viết rõ ràng hơn là tên ngành trên bảng điểm. Hãy ôn luật doanh nghiệp, luật thương mại cơ bản và tìm hiểu ngành của doanh nghiệp trước khi phỏng vấn.
Thực tập pháp chế có được ký văn bản hay xác nhận gì thay doanh nghiệp không?
Không. Thực tập sinh không có thẩm quyền đại diện hay xác nhận cho doanh nghiệp. Mọi văn bản ra ngoài phải do người có thẩm quyền ký. Nếu được yêu cầu ký thay, từ chối và hỏi lại người hướng dẫn.
Nên thực tập pháp chế ở doanh nghiệp ngành nào?
Chọn ngành bạn có hứng thú hoặc định gắn bó. Ngành có quy định chuyên ngành dày như tài chính, bất động sản, y dược, thực phẩm cho bạn học luật chuyên ngành sâu. Ngành thương mại, dịch vụ chung cho bạn nhiều việc hợp đồng đa dạng.
Thực tập pháp chế có giúp xin việc ở văn phòng luật sau này không?
Có ích, nhất là văn phòng làm tư vấn doanh nghiệp, vì bạn hiểu khách hàng doanh nghiệp cần gì. Nhưng nếu bạn định theo tranh tụng, nên bổ sung một kỳ thực tập ở văn phòng luật hoặc toà án để có trải nghiệm hồ sơ vụ án.
Được giao việc không liên quan tới pháp lý trong kỳ thực tập pháp chế thì sao?
Một phần việc hành chính là bình thường. Nếu phần lớn thời gian không có việc pháp lý, hãy đề xuất cụ thể với người hướng dẫn những việc bạn có thể làm, như cập nhật bảng hồ sơ pháp lý hay tóm tắt văn bản mới. Không được thì báo giảng viên phụ trách.