Luật sư không được tiết lộ thông tin về vụ việc và về khách hàng mà mình biết được trong khi hành nghề, trừ khi khách hàng đồng ý hoặc pháp luật có quy định khác. Đây là nguyên tắc có mặt cả trong Luật Luật sư lẫn Bộ Quy tắc Đạo đức và Ứng xử nghề nghiệp luật sư Việt Nam. Nghĩa vụ này không chỉ ràng buộc luật sư mà cả người tập sự, trợ lý, nhân viên trong tổ chức hành nghề; và nó không chấm dứt khi hợp đồng dịch vụ kết thúc.
Câu chữ nghe đơn giản, nhưng trong thực tế có ba chỗ hay gây lúng túng: "thông tin" rộng tới đâu, "đồng ý" phải thế nào mới đủ, và "pháp luật quy định khác" là những trường hợp nào. Bài này giải thích ba chỗ đó ở mức nguyên lý, rồi chuyển sang những thói quen cụ thể giúp người mới không vô tình làm lộ bí mật.
Phạm vi bí mật rộng hơn nhiều người nghĩ
Người mới thường hình dung bí mật là những điều khách hàng dặn "đừng nói với ai". Phạm vi nghề nghiệp rộng hơn thế. Nó gồm mọi thông tin bạn biết được nhờ việc hành nghề: nội dung vụ việc, giấy tờ khách hàng đưa, lời họ kể, chiến lược giải quyết, các thông tin về bên thứ ba xuất hiện trong hồ sơ. Kể cả chuyện một người nào đó có đến văn phòng hỏi ý kiến hay không cũng là thông tin cần giữ, vì riêng việc họ đi gặp luật sư đã có thể gây bất lợi cho họ.
Bí mật cũng không phụ thuộc vào việc thông tin có hấp dẫn hay không. Một hợp đồng thuê nhà bình thường hay một tranh chấp vài chục triệu đồng vẫn là bí mật như một vụ đình đám. Và nó không mất đi chỉ vì thông tin đã xuất hiện ở đâu đó: một phiên toà xử công khai không biến mọi điều luật sư biết về khách hàng thành chuyện có thể kể tự do.
Về thời gian, nghĩa vụ giữ bí mật tiếp tục sau khi vụ việc kết thúc, sau khi khách hàng chấm dứt hợp đồng, sau khi luật sư chuyển chỗ làm hay thôi hành nghề. Người chuyển từ văn phòng luật sang làm pháp chế doanh nghiệp vẫn mang theo nghĩa vụ đó với khách hàng cũ.
Thông tin nào thuộc phạm vi phải giữ
Bảng dưới gợi ý cách nhìn các loại thông tin hay gặp. Đây là cách phân loại để dễ nhớ, không phải phân loại chính thức.
| Loại thông tin | Ví dụ giả định | Ghi chú |
|---|---|---|
| Danh tính khách hàng | Một chủ doanh nghiệp đến hỏi về việc giải thể công ty | Việc họ là khách hàng cũng là thông tin cần giữ |
| Lời kể và tài liệu | Tin nhắn, sổ sách, ghi âm khách hàng đưa | Giữ cả bản gốc lẫn bản sao, bản chụp |
| Chiến lược, ý kiến pháp lý | Bản ghi nhớ đánh giá khả năng thắng thua | Lộ ra có thể làm hỏng vị thế đàm phán |
| Thông tin về bên thứ ba | Thu nhập của vợ hoặc chồng khách hàng trong hồ sơ ly hôn | Không vì người đó không phải khách hàng mà được kể |
| Thông tin công khai một phần | Bản án đã tuyên tại phiên toà công khai | Phần đã công khai khác với những gì luật sư biết thêm qua hồ sơ |
Cách tự kiểm đơn giản nhất: nếu bạn không làm việc ở tổ chức hành nghề này, bạn có biết thông tin đó không? Nếu câu trả lời là không, hãy coi nó là bí mật cho tới khi có lý do rõ ràng để nghĩ khác.
Khách hàng đồng ý: khi nào được coi là đủ
Ngoại lệ thứ nhất là khách hàng đồng ý. Trong thực tế, đồng ý thường cần thiết khi luật sư phải cung cấp thông tin cho người khác để làm việc: gửi hồ sơ cho chuyên gia thẩm định giá, trao đổi với kế toán của khách hàng, phối hợp với luật sư nước ngoài. Thói quen an toàn là ghi rõ trong hợp đồng dịch vụ pháp lý hoặc trong một văn bản riêng: thông tin nào được chia sẻ, cho ai, để làm gì.
Đồng ý phải rõ ràng và gắn với mục đích. Một câu "cứ làm gì cần làm" lúc nói chuyện điện thoại không nên được hiểu là cho phép kể vụ việc trong một hội thảo. Muốn dùng một vụ việc làm ví dụ giảng dạy, viết bài hay giới thiệu năng lực, cách đúng là ẩn danh đủ sâu để không ai nhận ra, hoặc xin đồng ý bằng văn bản cho đúng mục đích đó.
Người tập sự và trợ lý không tự đánh giá khách hàng đã đồng ý hay chưa. Nếu bên ngoài yêu cầu thông tin, kể cả khi họ nói đã được khách hàng cho phép, hãy chuyển cho luật sư phụ trách xác minh trước.
Pháp luật quy định khác: những ngoại lệ cần biết
Yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Trong một số thủ tục, cơ quan nhà nước có quyền yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu. Luật sư cần kiểm tra căn cứ pháp lý của yêu cầu, phạm vi được yêu cầu, và chỉ cung cấp đúng phạm vi đó. Đây là việc luật sư phụ trách quyết định, có khi phải trao đổi trước với khách hàng nếu được phép.
Tố giác tội phạm và vị trí của người bào chữa. Bộ luật Hình sự có quy định riêng: người bào chữa không phải chịu trách nhiệm hình sự về tội không tố giác tội phạm do chính người mình bào chữa đã thực hiện hoặc tham gia, trừ trường hợp không tố giác các tội xâm phạm an ninh quốc gia hoặc tội đặc biệt nghiêm trọng khác. Đây là vùng phải đọc kỹ văn bản hiện hành và hỏi người có kinh nghiệm, không tự suy diễn.
Phòng, chống rửa tiền. Pháp luật về phòng, chống rửa tiền đặt ra một số nghĩa vụ cho các nghề cung cấp dịch vụ liên quan tới giao dịch tài chính, trong đó có thể có luật sư và tổ chức hành nghề luật sư khi làm một số loại việc. Phạm vi cụ thể nên đối chiếu văn bản hiện hành và quy trình nội bộ của tổ chức.
Luật sư tự bảo vệ mình. Khi bị khách hàng khiếu nại hoặc khởi kiện, luật sư thường cần dùng một phần thông tin vụ việc để giải trình. Thông lệ nghề là chỉ dùng phần cần thiết, trước cơ quan có thẩm quyền xem xét, không công bố rộng.
Những đường rò rỉ thường gặp trong một văn phòng nhỏ
Phần lớn sự cố lộ thông tin không đến từ ai đó bán hồ sơ, mà đến từ những thói quen làm việc tiện tay. Một số đường rò hay gặp:
- Nhóm chat chung của văn phòng có cả cộng tác viên bên ngoài, thực tập sinh đã nghỉ vẫn chưa bị rời nhóm.
- Gửi nhầm thư điện tử vì ô người nhận tự gợi ý tên giống nhau; thư gửi bên kia trong đàm phán kèm nhầm bản ghi nhớ nội bộ.
- In tài liệu ở máy in dùng chung của toà nhà rồi quên lấy.
- Gọi điện thoại cho khách hàng trên xe khách, ở quán cà phê, nói rõ tên và số tiền.
- Dùng chung một tài khoản lưu trữ đám mây cá nhân cho cả việc riêng và hồ sơ khách hàng.
- Bỏ tập hồ sơ trên ghế khi đi vào phòng xử, hoặc để trong cốp xe máy cả ngày.
- Chụp ảnh màn hình đoạn trao đổi với khách để hỏi ý bạn học cũ.
Việc nhập thông tin khách hàng vào các công cụ trí tuệ nhân tạo cũng là một đường rò rỉ đáng kể, nhưng là chủ đề riêng về công nghệ pháp lý. Ở đây chỉ nhắc nguyên tắc chung: đưa thông tin khách hàng vào bất kỳ dịch vụ bên ngoài nào cũng là chia sẻ cho bên thứ ba, phải có căn cứ và theo quy trình của tổ chức.
Thói quen giữ bí mật nên tập từ năm đầu hành nghề
Giữ bí mật bền nhất khi nó thành quy trình, không phụ thuộc vào trí nhớ hay tâm trạng. Một bộ thói quen tối thiểu:
- Đặt tên tệp, thư mục theo mã vụ việc thay vì tên khách hàng, nhất là trên máy tính xách tay mang ra ngoài.
- Trước khi bấm gửi bất kỳ thư điện tử nào có tệp đính kèm, đọc lại ô người nhận và mở lại tệp đính kèm một lần.
- Khi kể chuyện nghề với người thân, chỉ nói tới loại việc ("một tranh chấp hợp đồng"), không nói địa phương, nghề nghiệp, số tiền.
- Khi tham gia hội thảo, viết bài, chỉ dùng ví dụ đã được biến đổi đủ để không ai nhận ra, hoặc ví dụ giả định hoàn toàn.
- Khi rời tổ chức, bàn giao toàn bộ hồ sơ, xoá bản sao trên thiết bị cá nhân theo hướng dẫn của tổ chức và giữ lại xác nhận bàn giao.
- Khi nghi đã lộ thông tin, báo ngay người phụ trách để cân nhắc báo khách hàng và khắc phục; không tự xử lý một mình.
Thói quen cuối cùng quan trọng hơn cả. Một sự cố được báo sớm thường xử lý được; một sự cố bị giấu đi biến lỗi bất cẩn thành vi phạm đạo đức nghiêm trọng hơn nhiều.
Ví dụ giả định: một câu chuyện ở buổi họp lớp
Một luật sư trẻ ở Đà Nẵng đi họp lớp đại học. Bạn cũ hỏi gần đây làm vụ gì hay. Luật sư kể về một vụ tranh chấp thừa kế giữa ba anh em, không nêu tên, chỉ nói "một gia đình làm nghề gỗ ở quê mình, nhà mặt đường lớn". Trong lớp có người cùng quê, và câu chuyện đủ để họ nhận ra gia đình đó. Chuyện truyền về quê, các bên trong vụ tranh chấp biết luật sư của một người đã kể chuyện nhà họ.
Không có tên nào được nhắc, nhưng nghĩa vụ giữ bí mật vẫn bị vi phạm, vì người nghe nhận ra được khách hàng. Hệ quả có thể là khiếu nại tới Đoàn luật sư, mất khách hàng và mất uy tín ở một địa phương nhỏ nơi tiếng tăm lan nhanh. Cách kể an toàn trong buổi họp lớp chỉ là: "dạo này làm nhiều việc thừa kế, có vụ khá phức tạp vì nhiều đời chưa chia" và dừng ở đó.
Ví dụ này cho thấy ẩn danh không phải là bỏ tên. Ẩn danh là bỏ mọi chi tiết mà người nghe có thể ghép lại để nhận ra người trong cuộc: địa phương, nghề, quan hệ gia đình, số tiền, thời điểm, đặc điểm tài sản.
Câu hỏi thường gặp
Luật sư có được kể vụ việc đã kết thúc từ lâu không?
Không, nếu không có đồng ý của khách hàng hoặc căn cứ pháp luật. Nghĩa vụ giữ bí mật không hết hạn khi vụ việc kết thúc. Muốn dùng vụ việc cũ làm ví dụ giảng dạy hay viết bài, cần ẩn danh đủ sâu để không ai nhận ra người trong cuộc.
Trợ lý luật sư và thực tập sinh có phải giữ bí mật như luật sư không?
Có. Luật Luật sư yêu cầu tổ chức hành nghề bảo đảm nhân viên của mình không tiết lộ thông tin về vụ việc và khách hàng. Trong thực tế, nhiều tổ chức yêu cầu thực tập sinh và trợ lý ký cam kết bảo mật ngay ngày đầu tiên.
Người nhà khách hàng hỏi về tiến độ vụ việc thì có được trả lời không?
Chỉ trả lời khi khách hàng đã đồng ý cho người đó được biết, tốt nhất có văn bản hoặc tin nhắn xác nhận. Kể cả vợ chồng, cha mẹ, con cái cũng không mặc nhiên có quyền biết. Khi chưa chắc, lịch sự trả lời rằng cần hỏi ý khách hàng trước.
Cơ quan điều tra yêu cầu luật sư cung cấp tài liệu của khách hàng thì làm sao?
Luật sư cần xem yêu cầu dựa trên căn cứ pháp lý nào, phạm vi tài liệu được yêu cầu ra sao, và có nghĩa vụ phải cung cấp hay không. Đây là quyết định của luật sư phụ trách, có thể cần tham khảo Đoàn luật sư. Người tập sự không tự cung cấp bất kỳ tài liệu nào.
Luật sư có được đăng ảnh mình đi dự phiên toà lên mạng xã hội không?
Ảnh có thể để lộ khách hàng, người tham gia tố tụng hoặc tài liệu trên bàn. Ngoài quy tắc nghề còn có nội quy phiên toà về việc chụp ảnh, ghi hình. Cách an toàn là không đăng ảnh gắn với một vụ việc cụ thể khi chưa có sự đồng ý phù hợp.
Lỡ gửi nhầm tài liệu khách hàng cho người khác thì nên làm gì?
Báo ngay luật sư phụ trách. Thường cần liên hệ người nhận nhầm để đề nghị xoá và không sử dụng, ghi lại sự việc, đánh giá thông tin lộ ra có gây thiệt hại không và cân nhắc thông báo cho khách hàng. Giấu sự cố là lựa chọn tệ nhất.