Minh bạch thù lao nghĩa là khách hàng biết trước mình trả bao nhiêu hoặc cách tính ra sao, cho những phần việc nào, khi nào phải trả, chi phí nào nằm ngoài thù lao, và điều gì xảy ra nếu vụ việc thay đổi hoặc dừng giữa chừng. Luật Luật sư yêu cầu thù lao và chi phí được ghi trong hợp đồng dịch vụ pháp lý, và cấm luật sư nhận, đòi thêm tiền hay lợi ích ngoài khoản đã thoả thuận. Bộ quy tắc nghề đi xa hơn: luật sư phải giải thích để khách hàng thật sự hiểu, không chỉ ghi cho có.
Bài này viết cho người mới phải tự báo phí lần đầu, hoặc đang hỗ trợ luật sư chuẩn bị hợp đồng. Bài không bàn mức thù lao bao nhiêu là hợp lý, và không lặp lại cách tính thù lao theo giờ, theo vụ hay theo tỷ lệ mà các trang dành cho người đi thuê luật sư đã viết. Trọng tâm là cách nói chuyện, cách ghi và những tình huống dễ biến thành khiếu nại.
Vì sao tiền là nguồn khiếu nại hàng đầu
Khách hàng đến với luật sư khi đang có chuyện: bị kiện, người thân bị bắt, doanh nghiệp gặp tranh chấp. Lúc đó họ ít khi đọc kỹ hợp đồng, và thường chỉ nhớ con số đầu tiên luật sư nói. Khi vụ việc kéo dài, phát sinh thêm giai đoạn, thêm chi phí đi lại, giám định, dịch thuật, khách hàng bắt đầu cảm thấy bị đội giá, kể cả khi mọi khoản đều đã ghi trong hợp đồng.
Một nguồn khác là kỳ vọng về kết quả. Khách hàng trả thù lao với hi vọng thắng. Khi kết quả không như mong muốn, họ nhìn lại số tiền đã trả và hỏi mình đã nhận được gì. Nếu từ đầu luật sư đã nói rõ thù lao là trả cho công việc, không phải cho kết quả, cuộc trò chuyện về sau dễ hơn nhiều.
Vì vậy minh bạch thù lao không chỉ là nghĩa vụ đạo đức mà còn là cách tự bảo vệ hiệu quả nhất. Những người làm nghề lâu năm thường nói rằng nửa giờ giải thích về tiền ở buổi đầu tiết kiệm được nhiều tuần giải trình về sau.
Những điều khách hàng cần hiểu trước khi ký
Danh sách dưới là phần nội dung mà một hợp đồng và một cuộc trao đổi về thù lao nên trả lời được. Cách viết cụ thể tuỳ tổ chức, nhưng không nên thiếu mục nào.
- Phạm vi công việc: làm những gì, đến giai đoạn nào, việc gì không bao gồm (ví dụ chỉ sơ thẩm, chưa gồm phúc thẩm).
- Cách tính thù lao và các mốc thanh toán; khoản nào trả trước, khoản nào trả theo tiến độ.
- Chi phí ngoài thù lao: đi lại, lưu trú, sao chụp, dịch thuật, giám định; ai trả, trả theo thực tế hay khoán.
- Các khoản nộp cho Nhà nước như án phí, lệ phí là của khách hàng, không phải thù lao luật sư.
- Điều gì xảy ra nếu vụ việc kết thúc sớm (hoà giải thành, rút đơn) hoặc kéo dài hơn dự kiến.
- Điều gì xảy ra nếu một bên chấm dứt hợp đồng giữa chừng: tính phần việc đã làm thế nào.
- Thuế và hoá đơn: thù lao có kèm hoá đơn, chứng từ theo quy định.
Mục cuối hay bị bỏ qua với khách hàng cá nhân. Nhận tiền mà không có chứng từ không chỉ là vấn đề thuế của tổ chức hành nghề mà còn làm khách hàng nghi ngờ khoản tiền đó đi đâu. Phần thuế cụ thể thuộc chuyên môn kế toán, ở đây chỉ nhắc nguyên tắc có chứng từ.
Những câu nói nên tránh khi báo thù lao
"Phí này bao trọn, thắng mới tính." Nghe hấp dẫn nhưng dễ bị hiểu là cam kết kết quả. Nếu có thoả thuận thưởng theo kết quả, điều kiện phải được ghi rõ, hợp pháp với loại vụ việc đó, và không biến luật sư thành người có lợi ích riêng trong vụ kiện vượt quá mức nghề cho phép.
"Khoản này để lo cho nhanh." Bất kỳ câu nào ám chỉ tiền dùng để tác động tới người có thẩm quyền đều có thể bị coi là môi giới hối lộ, ngoài vi phạm quy tắc nghề. Không nói đùa kiểu này, kể cả khi khách hàng tự gợi ý.
"Chi phí phát sinh tính sau." Câu này để ngỏ quá nhiều. Nên nói rõ loại chi phí nào có thể phát sinh và cách thông báo trước khi chi.
"Anh chị cứ chuyển vào tài khoản riêng của em cho tiện." Thù lao thuộc về tổ chức hành nghề theo hợp đồng. Người tập sự, trợ lý tuyệt đối không nhận tiền riêng; luật sư nhận tiền phải theo đúng quy trình của tổ chức.
"Bên kia cũng trả phí này." Vừa có thể tiết lộ thông tin khách hàng khác, vừa là cách so sánh không phù hợp. Mỗi vụ việc được báo phí theo khối lượng và tính chất của nó.
Chi phí phát sinh: thông báo trước hay sau
Phần lớn tranh cãi về tiền không nằm ở thù lao chính mà ở các khoản nhỏ cộng dồn. Bảng dưới gợi ý cách xử lý từng loại; con số cụ thể không nêu ở đây.
| Loại chi phí | Nên làm | Nên tránh |
|---|---|---|
| Đi lại, lưu trú khi làm việc ngoài tỉnh | Báo dự kiến trước mỗi chuyến, giữ chứng từ | Tính khoán mà không thoả thuận trước |
| Sao chụp, công chứng, dịch thuật giấy tờ | Thoả thuận theo thực tế hoặc khoán ngay trong hợp đồng | Cộng dồn rồi báo một lần lúc cuối |
| Giám định, định giá, thẩm định | Giải thích vì sao cần, ai thực hiện, khách hàng nộp trực tiếp nếu được | Thu hộ mà không có chứng từ của đơn vị thực hiện |
| Phần việc ngoài phạm vi ban đầu | Ký phụ lục hoặc hợp đồng mới trước khi làm | Làm xong rồi mới đòi thêm thù lao |
| Án phí, lệ phí nộp Nhà nước | Hướng dẫn khách hàng nộp theo thông báo của cơ quan | Gộp vào thù lao khiến khách hàng không phân biệt được |
Nguyên tắc chung: khách hàng không nên bất ngờ khi nhận bất kỳ khoản yêu cầu thanh toán nào. Nếu bạn đoán khách hàng sẽ bất ngờ, đó là dấu hiệu bạn chưa báo đủ.
Khi vụ việc thay đổi giữa chừng
Vụ việc pháp lý ít khi đi đúng như dự tính. Bên kia phản tố, toà yêu cầu bổ sung nhiều chứng cứ, vụ việc chuyển từ hoà giải sang khởi kiện, hoặc ngược lại hoà giải thành ngay sau buổi đầu. Mỗi thay đổi lớn là lúc nên xem lại thù lao với khách hàng, chứ không phải chờ đến cuối.
Nếu khối lượng tăng vượt phạm vi đã thoả thuận, luật sư nên dừng lại báo khách hàng trước khi làm phần mới, giải thích vì sao phát sinh, và để khách hàng quyết định có tiếp tục hay không. Không được lấy lý do khách hàng đã trót đi được nửa đường để ép thêm tiền, cũng không nên âm thầm làm thêm rồi tính một lần.
Nếu vụ việc kết thúc sớm hơn dự tính, cách xử lý khoản đã nhận phải theo đúng hợp đồng. Hợp đồng ghi thù lao trọn gói không hoàn lại vẫn là thoả thuận hợp lệ, nhưng luật sư nên giải thích điều này ngay từ đầu để khách hàng không cảm thấy bị thiệt khi vụ việc xong nhanh. Nhiều văn phòng chủ động chia thù lao theo giai đoạn để cả hai phía dễ chấp nhận.
Kịch bản buổi trao đổi về thù lao cho người mới
Người mới thường ngại nói chuyện tiền và cố nói thật nhanh. Một trình tự đơn giản giúp cuộc trò chuyện tự nhiên và đủ ý:
- Tóm tắt lại vụ việc theo cách bạn hiểu và hỏi khách hàng xác nhận, để thống nhất đang báo phí cho việc gì.
- Nêu phạm vi công việc theo từng giai đoạn, kèm việc không bao gồm.
- Nêu cách tính thù lao, các mốc thanh toán, và nói rõ thù lao trả cho công việc, không bảo đảm kết quả.
- Liệt kê các loại chi phí ngoài thù lao có thể phát sinh và cách bạn sẽ báo trước.
- Hỏi khách hàng còn băn khoăn gì, để họ có thời gian suy nghĩ, không ép ký ngay.
- Gửi lại bằng văn bản những gì đã trao đổi trước khi ký hợp đồng chính thức.
Bước năm thể hiện sự tôn trọng. Một khách hàng được thúc ký ngay trong buổi đầu thường là khách hàng khiếu nại đầu tiên khi có trục trặc.
Ví dụ giả định: một khiếu nại tránh được
Một luật sư trẻ ở Quảng Ninh nhận bảo vệ cho một chủ nhà hàng bị kiện đòi tiền đặt cọc. Hợp đồng ghi thù lao cho giai đoạn sơ thẩm. Bản án sơ thẩm bất lợi, khách hàng muốn kháng cáo và nghĩ rằng luật sư sẽ tiếp tục như một phần của việc cũ.
Vì ngay từ buổi đầu luật sư đã nói rõ phạm vi chỉ đến hết sơ thẩm, và hợp đồng ghi rõ phúc thẩm là hợp đồng riêng, cuộc trò chuyện sau bản án diễn ra bình thường: hai bên bàn có nên kháng cáo không, căn cứ kháng cáo, thời hạn kháng cáo, rồi mới tới thù lao giai đoạn mới. Nếu phạm vi để mơ hồ, khách hàng rất có thể gửi đơn cho rằng luật sư bỏ dở việc giữa chừng để đòi thêm tiền.
Điều đáng chú ý là luật sư trong ví dụ không làm gì đặc biệt. Chỉ có ba việc nhỏ: nói rõ phạm vi bằng lời ở buổi đầu, ghi phạm vi vào hợp đồng bằng câu dễ hiểu thay vì thuật ngữ, và nhắc lại phạm vi một lần nữa trước ngày xét xử sơ thẩm. Ba việc đó tốn chưa tới nửa giờ.
Khi khách hàng chậm trả hoặc không trả
Người mới hay rơi vào thế khó khi khách hàng chậm thanh toán đúng lúc vụ việc đang gấp. Phản ứng tự nhiên là dừng việc để gây sức ép, hoặc giữ lại giấy tờ gốc cho tới khi được trả. Cả hai cách đều có thể biến luật sư thành bên vi phạm, vì quy tắc nghề đặt lợi ích hợp pháp của khách hàng lên trước khoản tiền chưa thu.
Cách xử lý đúng nghề là nhắc bằng văn bản, nêu rõ khoản đến hạn, căn cứ trong hợp đồng và thời gian khắc phục. Nếu khách hàng vẫn không trả và hợp đồng cho phép chấm dứt, luật sư thông báo chấm dứt có thời gian báo trước hợp lý, lưu ý cho khách hàng các thời hạn tố tụng sắp tới và bàn giao hồ sơ. Khoản còn thiếu được đòi bằng thương lượng hoặc thủ tục pháp lý thông thường, như với bất kỳ khoản nợ hợp đồng nào.
Phòng hơn chữa: chia thanh toán theo giai đoạn, nhận tạm ứng phù hợp với khối lượng việc trước mắt, và không để khoản chưa thu dồn lại quá lớn. Nếu thấy khách hàng thật sự khó khăn, nói chuyện sớm về giảm, giãn hay chuyển sang trợ giúp pháp lý tốt hơn là để mâu thuẫn tích tụ.
Câu hỏi thường gặp
Luật sư có được nhận quà của khách hàng sau khi xong việc không?
Luật Luật sư cấm nhận, đòi thêm tiền hay lợi ích ngoài thù lao và chi phí đã thoả thuận. Một món quà cảm ơn nhỏ sau khi vụ việc đã kết thúc là vùng xám, nhiều tổ chức có quy định riêng. Cách an toàn là báo người phụ trách và làm theo quy định của tổ chức.
Có cần ghi thù lao bằng văn bản không khi khách hàng là người quen?
Có. Luật Luật sư yêu cầu hợp đồng dịch vụ pháp lý bằng văn bản với nội dung về thù lao và chi phí. Với người quen, văn bản còn quan trọng hơn vì giúp giữ được quan hệ khi có bất đồng. Làm miễn phí cũng nên ghi rõ là miễn phí.
Luật sư tập sự có được báo phí cho khách hàng không?
Không tự báo phí. Thù lao do luật sư hoặc tổ chức hành nghề thoả thuận với khách hàng. Người tập sự có thể giúp chuẩn bị bảng phạm vi công việc, nhưng mọi con số và cam kết phải do người có thẩm quyền trong tổ chức đưa ra.
Khách hàng xin giảm thù lao vì hoàn cảnh khó khăn thì xử lý thế nào?
Luật sư có quyền giảm hoặc miễn thù lao, nhưng nên thống nhất trong tổ chức và ghi lại bằng văn bản. Nếu khách hàng thuộc diện được trợ giúp pháp lý, nên hướng dẫn họ đến tổ chức trợ giúp pháp lý vì đó là quyền của họ.
Thù lao đã trả có được hoàn lại khi khách hàng chấm dứt hợp đồng không?
Tuỳ hợp đồng. Thông thường thù lao tương ứng phần việc đã làm không hoàn lại, phần chưa làm thì tính theo thoả thuận. Vì vậy hợp đồng nên ghi rõ cách tính khi chấm dứt trước hạn, và luật sư nên giải thích điều này ngay khi ký.
Thoả thuận thù lao theo kết quả có bị cấm không?
Không phải mọi thoả thuận gắn với kết quả đều bị cấm, nhưng có giới hạn tuỳ loại vụ việc và luật sư không được hứa hẹn kết quả. Trước khi đề xuất cách tính này, đối chiếu Luật Luật sư, Bộ quy tắc hiện hành và hỏi người có kinh nghiệm trong tổ chức.