Soạn thảo hợp đồng là ghi lại thoả thuận kinh doanh của các bên thành những câu chỉ hiểu được theo một nghĩa, đủ để mỗi bên biết mình phải làm gì, khi nào, và chuyện gì xảy ra nếu không làm. Người mới thường bắt đầu từ một bản mẫu; người có kinh nghiệm bắt đầu từ việc hiểu giao dịch.
Bài này dành cho trợ lý luật sư, chuyên viên pháp chế mới và sinh viên thực tập được giao soạn bản nháp đầu tiên. Nội dung gồm câu hỏi cần làm rõ, bố cục thường gặp, kiểm tra chủ thể, cách viết nghĩa vụ, điều khoản vi phạm, quản lý phiên bản và lỗi hay gặp. Bài không đưa ra mẫu hợp đồng nào, vì mỗi giao dịch cần một văn bản riêng.
Hiểu giao dịch trước khi viết dòng đầu tiên
Hợp đồng chỉ tốt bằng mức hiểu giao dịch của người soạn. Trước khi mở trang trắng hay bản mẫu, hãy có câu trả lời cho các câu hỏi sau, từ người giao việc hoặc trực tiếp từ khách hàng:
- Ai là các bên, ai là khách hàng của mình, và mình đang soạn để bảo vệ phía nào.
- Đối tượng giao dịch là gì: hàng hoá, dịch vụ, tài sản, quyền sở hữu trí tuệ, hay kết hợp; mô tả chi tiết đến mức nào thì hai bên mới không hiểu khác nhau.
- Dòng tiền chạy thế nào: giá, cách tính, đồng tiền, đợt thanh toán, điều kiện để đến hạn thanh toán, hoá đơn chứng từ.
- Dòng việc chạy thế nào: ai làm gì trước, ai làm gì sau, mốc giao nhận, nghiệm thu, bảo hành.
- Khách hàng lo nhất điều gì: bên kia không trả tiền, không giao hàng, làm lộ thông tin, cạnh tranh sau khi chấm dứt, hay chất lượng không đạt.
- Có yếu tố nước ngoài không, có cần song ngữ không, có thủ tục nào với cơ quan nhà nước phải làm trước hoặc sau khi ký không.
Ghi các câu trả lời thành một trang "tóm tắt giao dịch" và nhờ người giao việc xác nhận. Trang này sẽ là thước đo khi bạn tự rà bản nháp: mỗi ý trong trang tóm tắt phải tìm thấy chỗ tương ứng trong hợp đồng.
Bố cục thường gặp của một hợp đồng
Không có một bố cục bắt buộc cho mọi hợp đồng, nhưng phần lớn hợp đồng thương mại và dân sự thông dụng có các phần dưới đây. Thứ tự có thể khác tuỳ quy ước nơi làm việc.
| Phần | Nội dung nên có | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Phần mở đầu và các bên | Tên đầy đủ, mã số doanh nghiệp hoặc giấy tờ cá nhân, địa chỉ, người đại diện và tư cách đại diện | Ghi tên thương mại thay vì tên theo đăng ký |
| Định nghĩa | Các khái niệm dùng nhiều lần hoặc có phạm vi đặc thù | Định nghĩa rồi nhưng thân hợp đồng lại dùng từ khác |
| Đối tượng và phạm vi | Mô tả hàng hoá, dịch vụ, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng | Mô tả chung chung, dẫn tới tranh cãi về nghiệm thu |
| Giá và thanh toán | Giá, thuế, phí, đợt và điều kiện thanh toán, chứng từ | Không rõ giá đã gồm thuế hay chưa |
| Thời hạn và tiến độ | Ngày hiệu lực, thời hạn, các mốc thực hiện | Mốc tính thời hạn không rõ ràng |
| Quyền và nghĩa vụ | Việc từng bên phải làm, không được làm | Viết nghĩa vụ chung cho "các bên" |
| Vi phạm và chế tài | Các trường hợp vi phạm, hệ quả, cách thông báo | Chỉ ghi "bồi thường theo quy định của pháp luật" |
| Chấm dứt | Trường hợp chấm dứt, thông báo, nghĩa vụ còn lại sau chấm dứt | Quên xử lý tiền đã trả, tài sản đang giữ |
| Giải quyết tranh chấp | Thương lượng, hoà giải, trọng tài hoặc toà án, luật áp dụng nếu có yếu tố nước ngoài | Chọn cả trọng tài lẫn toà án trong cùng điều khoản |
| Điều khoản chung và chữ ký | Thông báo, sửa đổi, ngôn ngữ, số bản, chữ ký và dấu | Không ghi cách gửi thông báo hợp lệ |
Bảng này là danh mục nhắc việc, không phải mẫu. Có hợp đồng cần thêm điều khoản bảo mật, sở hữu trí tuệ, bảo hành, bảo hiểm; có hợp đồng đơn giản bỏ bớt phần định nghĩa. Thêm hay bớt phải dựa vào trang tóm tắt giao dịch.
Kiểm tra chủ thể và thẩm quyền ký
Một hợp đồng viết hay vẫn có thể gặp rủi ro lớn nếu người ký không có thẩm quyền. Đây là phần người mới dễ coi nhẹ nhất. Những điều cần kiểm:
- Tên, mã số và địa chỉ doanh nghiệp đối chiếu với thông tin đăng ký doanh nghiệp đang công khai, không chép từ danh thiếp hay email.
- Người ký là người đại diện theo pháp luật hay người được uỷ quyền; nếu được uỷ quyền, xin bản văn bản uỷ quyền và kiểm phạm vi, thời hạn.
- Giao dịch có cần sự chấp thuận của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu theo điều lệ và pháp luật doanh nghiệp không, nhất là giao dịch giá trị lớn hoặc với người có liên quan.
- Với cá nhân, tài sản đem giao dịch có phải tài sản chung của vợ chồng hay đồng sở hữu không, vì có thể cần người còn lại cùng ký hoặc đồng ý.
- Giao dịch có thuộc loại pháp luật yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc đăng ký không, ví dụ nhiều giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở; đối chiếu quy định hiện hành cho từng loại.
Khi phát hiện vấn đề về thẩm quyền, đừng tự sửa bằng câu chữ trong hợp đồng. Báo người hướng dẫn để quyết định cách xử lý, vì đôi khi cần thêm giấy tờ từ bên kia trước khi ký.
Viết điều khoản nghĩa vụ đo được
Ai làm. Ghi đúng tên bên chịu nghĩa vụ. Câu không có chủ thể là câu không ai phải làm.
Làm gì. Dùng động từ cụ thể: giao, thanh toán, cung cấp, thông báo bằng văn bản. Tránh động từ mềm như "hỗ trợ", "tạo điều kiện", "phối hợp" khi đó là nghĩa vụ chính, vì rất khó chứng minh bên kia đã vi phạm.
Khi nào. Ghi số ngày và mốc bắt đầu tính, hoặc ngày cụ thể. Nếu mốc phụ thuộc vào việc của bên kia, ghi rõ, ví dụ "trong năm ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ".
Đạt chuẩn nào. Nghĩa vụ giao hàng hay cung cấp dịch vụ cần tiêu chuẩn để nghiệm thu: thông số, mẫu đối chứng, tiêu chuẩn kỹ thuật, biên bản nghiệm thu.
Chứng minh bằng gì. Ghi chứng từ đánh dấu nghĩa vụ đã hoàn thành: biên bản giao nhận, chứng từ chuyển khoản, email xác nhận. Khi có tranh chấp, đây là những thứ được đem ra trước tiên.
Điều khoản về vi phạm và chấm dứt
Phần vi phạm là phần khách hàng ít đọc khi ký nhưng đọc kỹ nhất khi có chuyện. Người mới thường viết chung chung "bên vi phạm phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật", và như vậy là bỏ trống quyền lựa chọn của khách hàng. Một điều khoản tốt nêu rõ: những hành vi nào là vi phạm, bên bị vi phạm được làm gì (yêu cầu thực hiện đúng, tạm ngừng, phạt vi phạm, bồi thường, chấm dứt), và phải thông báo thế nào trước khi áp dụng.
Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là hai chế tài khác nhau, và pháp luật dân sự với pháp luật thương mại có quy định riêng về mức phạt và quan hệ giữa hai chế tài này. Đây là vùng nên tra kỹ văn bản hiện hành và hỏi người hướng dẫn trước khi viết con số, vì một mức phạt vượt giới hạn luật cho phép có thể không được chấp nhận phần vượt.
Điều khoản chấm dứt cần trả lời cả những gì xảy ra sau khi chấm dứt: tiền đã trả được xử lý thế nào, tài sản hoặc tài liệu đang giữ phải trả lại ra sao, nghĩa vụ bảo mật còn kéo dài bao lâu. Những câu hỏi này thường bị quên khi soạn và trở thành tranh chấp khi hai bên chia tay.
Quản lý phiên bản khi các bên trao đổi bản nháp
Một hợp đồng thường qua nhiều vòng sửa giữa các bên. Nếu không quản lý phiên bản, rất dễ ký nhầm một bản cũ hoặc bỏ sót một chỗ bên kia sửa mà không đánh dấu. Quy ước đơn giản: mỗi lần gửi đi là một phiên bản mới, tên tệp có tên giao dịch, số phiên bản, ngày và bên sửa.
Khi gửi bản sửa cho bên kia, dùng chế độ theo dõi thay đổi để họ thấy chỗ mình sửa, kèm một email hoặc bảng ngắn giải thích các thay đổi quan trọng. Khi nhận bản của bên kia, đừng chỉ đọc chỗ có đánh dấu; so sánh toàn văn với bản mình gửi đi gần nhất bằng chức năng so sánh của phần mềm soạn thảo, vì có thể có chỗ sửa không được đánh dấu.
Trước khi ký, đối chiếu bản ký với bản cuối đã thống nhất, từng trang, nhất là số tiền, ngày tháng, tên các bên và phụ lục. Việc này nhàm chán nhưng là lớp bảo vệ cuối cùng.
Lỗi người mới hay gặp khi soạn hợp đồng
Chép nguyên bản mẫu. Bản mẫu được viết cho một giao dịch khác, có thể dựa trên văn bản pháp luật đã thay đổi. Điều khoản thừa có thể gây bất lợi, điều khoản thiếu để lại khoảng trống.
Viết hợp đồng cân bằng khi đang bảo vệ một bên. Hợp đồng nên công bằng để ký được, nhưng bản nháp đầu tiên của bên mình nên đặt lợi ích khách hàng ở vị trí hợp lý để còn chỗ đàm phán.
Mâu thuẫn giữa các điều khoản. Điều về thanh toán nói ba mươi ngày, phụ lục nói mười lăm ngày. Khi sửa một chỗ, tìm mọi chỗ khác nhắc đến cùng nội dung.
Dẫn chiếu chéo sai sau khi đánh số lại. Thêm một điều ở giữa làm lệch toàn bộ số điều phía sau. Kiểm lại mọi câu "theo Điều…" trước khi gửi.
Bỏ quên phụ lục. Phụ lục về giá, tiến độ hay thông số kỹ thuật thường do phòng kinh doanh hoặc kỹ thuật gửi sang, và người soạn coi đó là phần của người khác. Thực tế phụ lục là một phần của hợp đồng; nếu nó mâu thuẫn với thân hợp đồng, tranh chấp bắt đầu từ đó. Đọc phụ lục như đọc điều khoản chính và ghi rõ thứ tự ưu tiên khi có khác biệt.
Câu hỏi thường gặp
Người mới có được tự soạn hợp đồng gửi khách hàng không?
Thường người mới soạn bản nháp để người hướng dẫn rà và chịu trách nhiệm trước khi gửi. Khi được giao tự gửi, nên ghi rõ đây là bản nháp để trao đổi và nhắc khách hàng đọc kỹ những điểm kinh doanh, vì người soạn không thể biết hết ý định thương mại của các bên.
Có nên viết hợp đồng thật ngắn cho dễ đọc không?
Ngắn là tốt nếu vẫn đủ. Hợp đồng ngắn mà bỏ trống những tình huống có khả năng xảy ra thì tiết kiệm lúc ký nhưng tốn kém lúc tranh chấp. Mục tiêu là không có câu thừa, chứ không phải số trang ít nhất.
Hợp đồng song ngữ thì bản nào có giá trị?
Các bên nên thoả thuận rõ trong hợp đồng bản ngôn ngữ nào được ưu tiên khi có khác biệt, hoặc hai bản có giá trị ngang nhau. Dù chọn cách nào, người soạn phải đối chiếu từng điều giữa hai bản để tránh lệch nghĩa ngay từ đầu.
Có bắt buộc đóng dấu trên hợp đồng doanh nghiệp không?
Quy định về con dấu doanh nghiệp đã thay đổi theo hướng doanh nghiệp tự quyết định việc sử dụng dấu, và điều lệ hoặc quy chế nội bộ có thể quy định khi nào phải đóng dấu. Một số giao dịch hoặc cơ quan tiếp nhận vẫn có yêu cầu riêng, nên kiểm từng trường hợp.
Học soạn hợp đồng ở đâu hiệu quả nhất?
Cách học hiệu quả là soạn thật rồi được người có kinh nghiệm sửa. Ngoài ra, đọc kỹ những hợp đồng đã được thương lượng nhiều vòng trong hồ sơ của nơi làm việc, xem từng điều khoản đã được sửa thế nào và vì sao, giúp hiểu cách các bên nhìn rủi ro.
Khi khách hàng muốn dùng hợp đồng của bên kia thì người soạn làm gì?
Lúc này việc của bạn chuyển từ soạn sang rà soát: đọc bản của bên kia theo trang tóm tắt giao dịch, đánh dấu điều khoản bất lợi, thiếu hoặc mơ hồ, đề xuất câu sửa cụ thể và xếp theo mức quan trọng để khách hàng biết điểm nào nên giữ đến cùng.