Làm việc với luật sư bên ngoài là một phần cố định của nghề pháp chế: pháp chế quyết định khi nào cần thuê, chọn ai, giao việc thế nào, theo dõi tiến độ và chi phí, và đánh giá kết quả. Làm tốt phần này giúp doanh nghiệp nhận được tư vấn sát vấn đề với chi phí hợp lý; làm kém thì doanh nghiệp trả tiền cho những bản ghi nhớ dài mà không ai dùng.
Bài viết từ góc người làm pháp chế, dành cho chuyên viên mới được giao làm đầu mối với luật sư bên ngoài lần đầu, và cho sinh viên luật muốn hiểu quan hệ giữa hai phía của nghề. Bài không giới thiệu hay đánh giá tổ chức hành nghề nào, không nêu mức phí; chỉ bàn cách làm việc.
Khi nào nên thuê luật sư bên ngoài
Khi việc vượt khả năng nội bộ. Mảng luật phòng pháp chế chưa từng làm, như cạnh tranh, mua bán sáp nhập, trọng tài quốc tế, hình sự kinh tế, hoặc vụ việc có yếu tố nước ngoài cần luật sư ở nước khác.
Khi việc vượt sức nội bộ. Phòng pháp chế đủ hiểu nhưng không đủ người cho một thương vụ lớn hoặc nhiều vụ tranh chấp cùng lúc.
Khi cần tư cách mà pháp chế không có. Bào chữa trong vụ án hình sự, ý kiến pháp lý chính thức theo yêu cầu của ngân hàng hay nhà đầu tư, hoặc một số thủ tục đòi tư cách luật sư.
Khi cần ý kiến độc lập. Ban lãnh đạo hoặc hội đồng quản trị muốn có góc nhìn ngoài phòng pháp chế cho quyết định lớn, hoặc vụ việc có xung đột lợi ích nội bộ.
Khi không nên thuê. Việc lặp lại mà nội bộ làm được với một chút đầu tư học hỏi; việc mà chính pháp chế chưa hiểu rõ vấn đề là gì. Trường hợp sau nên tự làm rõ trước, nếu không bạn sẽ trả tiền để luật sư bên ngoài đi tìm câu hỏi.
Chọn luật sư: tiêu chí từ góc người đặt hàng
Doanh nghiệp lớn thường có danh sách tổ chức hành nghề luật sư đã làm việc. Khi cần chọn mới, những tiêu chí sau giúp so sánh công bằng:
- Kinh nghiệm thật trong đúng loại việc: hỏi về các vụ việc tương tự đã làm, ở mức không lộ thông tin khách hàng khác.
- Người trực tiếp làm việc: ai là luật sư phụ trách, ai làm phần lớn công việc, họ có thời gian cho vụ việc của bạn không.
- Kiểm tra xung đột lợi ích: tổ chức hành nghề có đang làm cho bên đối lập hay đối thủ trực tiếp không. Đây là nghĩa vụ của luật sư, nhưng pháp chế nên hỏi thẳng.
- Cách tính phí và ước tính chi phí: theo giờ, trọn gói, theo giai đoạn; có ước tính tổng không, khi nào báo trước nếu vượt.
- Cách giao tiếp: thời gian trả lời, ngôn ngữ báo cáo, có viết được kết luận ngắn cho ban lãnh đạo không.
- Tư cách hành nghề: kiểm tra luật sư có thẻ còn hiệu lực, tổ chức hành nghề có đăng ký hoạt động, đặc biệt khi chọn nơi chưa từng làm việc.
Với vụ việc lớn, nên xin đề xuất từ hai ba nơi để so sánh. So sánh không chỉ ở phí, mà ở cách họ hiểu vấn đề: đề xuất nào cho thấy họ đã đọc kỹ thông tin bạn gửi thường là dấu hiệu tốt.
Viết yêu cầu công việc cho luật sư
Chất lượng tư vấn nhận về phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng yêu cầu gửi đi. Một yêu cầu tốt thường có các phần sau:
- Bối cảnh ngắn: doanh nghiệp làm gì, giao dịch hay tranh chấp là gì, các bên là ai, giá trị ước tính.
- Câu hỏi cụ thể cần trả lời, đánh số. Tránh câu "tư vấn toàn diện về vụ việc".
- Những gì pháp chế đã biết hoặc đã phân tích, để luật sư không làm lại.
- Tài liệu kèm theo, có danh mục, đã sắp xếp.
- Sản phẩm mong muốn: thư tư vấn ngắn, bảng rủi ro, bản sửa hợp đồng, hay tham gia đàm phán.
- Thời hạn và mốc trung gian, kèm lý do nếu gấp.
- Ngân sách hoặc yêu cầu báo chi phí ước tính trước khi bắt đầu.
- Người liên hệ và cách trao đổi thông tin bảo mật.
Yêu cầu nên được viết thành văn bản dù đã trao đổi qua điện thoại. Văn bản giúp hai bên hiểu giống nhau về phạm vi công việc, và là căn cứ nếu sau này có tranh luận về chi phí hay chất lượng.
Quản lý vụ việc đang chạy
Khi luật sư bên ngoài đã bắt đầu, pháp chế giữ vai trò cầu nối: cung cấp thông tin, sắp xếp người trong doanh nghiệp làm việc với luật sư, chuyển ý kiến của luật sư thành ngôn ngữ ban lãnh đạo hiểu, và chuyển câu hỏi của ban lãnh đạo thành câu hỏi pháp lý cho luật sư. Pháp chế cũng là người phát hiện sớm nếu luật sư đang đi sai hướng vì hiểu nhầm bối cảnh.
Nên có nhịp trao đổi cố định: họp ngắn mỗi tuần hoặc mỗi giai đoạn với vụ việc dài, báo cáo bằng văn bản ở mỗi mốc. Với vụ tranh chấp, pháp chế giữ một bảng theo dõi thời hạn tố tụng song song với luật sư, vì trách nhiệm cuối cùng với doanh nghiệp vẫn nằm ở nội bộ. Với thương vụ, pháp chế theo dõi danh sách việc còn mở và ai đang giữ.
Một điều hay bị bỏ qua: luật sư bên ngoài không biết những gì doanh nghiệp không nói. Khi có thông tin mới, kể cả thông tin bất lợi, pháp chế phải cập nhật ngay. Giấu thông tin bất lợi với luật sư của chính mình là cách chắc chắn nhất để nhận một lời tư vấn sai.
Chi phí: hiểu cách tính và kiểm soát
Phí luật sư thường được tính theo vài cách: theo giờ làm việc thực tế, trọn gói cho một phạm vi việc, theo giai đoạn, hoặc kết hợp. Mỗi cách có rủi ro riêng với doanh nghiệp. Tính theo giờ thì chi phí khó đoán nếu phạm vi không rõ; trọn gói thì phải định nghĩa phạm vi thật chặt, nếu không mọi thứ ngoài phạm vi đều thành phát sinh.
Vài cách kiểm soát đơn giản: yêu cầu ước tính trước cho từng giai đoạn; đề nghị luật sư báo trước khi chi phí sắp vượt ước tính; xem kỹ bảng kê chi tiết công việc kèm hoá đơn, hỏi lại những mục không rõ; tránh để nhiều người trong doanh nghiệp cùng gọi cho luật sư, vì mỗi cuộc gọi đều có thể được tính.
Kiểm soát chi phí không có nghĩa là ép phí thấp nhất. Một luật sư giỏi làm nhanh và đúng có thể rẻ hơn tổng thể so với người tính phí thấp nhưng phải làm lại nhiều lần. Pháp chế nên đo chi phí theo kết quả thu được, và giải thích được điều đó với ban lãnh đạo khi bảo vệ ngân sách.
Đánh giá sau vụ việc và giữ quan hệ lâu dài
Sau mỗi vụ việc đáng kể, nên dành nửa giờ ghi lại đánh giá: luật sư có trả lời đúng câu hỏi không, có đúng hạn không, chi phí so với ước tính thế nào, ban lãnh đạo có dùng được ý kiến không, có gì cần làm khác ở lần sau. Đánh giá này nên được lưu cùng hồ sơ vụ việc và dùng khi chọn luật sư cho việc tiếp theo.
Nên chia sẻ phản hồi với chính luật sư, cả điểm tốt và điểm chưa tốt. Quan hệ lâu dài với vài tổ chức hành nghề hiểu doanh nghiệp mình có giá trị lớn: lần sau họ bắt đầu nhanh hơn, ít phải giải thích lại bối cảnh. Đồng thời, đừng để phụ thuộc hoàn toàn vào một nơi; có ít nhất một lựa chọn thay thế cho mỗi mảng quan trọng.
Đối với người làm pháp chế, làm việc với luật sư giỏi cũng là cơ hội học. Đọc kỹ cách họ lập luận, cách họ cấu trúc thư tư vấn, cách họ đàm phán; sau vài vụ, bạn sẽ thấy mình tự làm được những phần trước đây phải thuê.
Ví dụ giả định: một vụ đòi nợ đối tác nước ngoài
Một công ty xuất khẩu nông sản ở Đắk Lắk bị một nhà nhập khẩu nước ngoài chậm thanh toán ba lô hàng. Chuyên viên pháp chế được giao làm đầu mối. Trước khi gọi luật sư, chuyên viên tự làm rõ: hợp đồng chọn luật nước nào, cơ quan giải quyết tranh chấp nào, chứng từ giao hàng còn đủ không, đã có những email nào xác nhận khoản nợ. Chỉ riêng bước này đã cho thấy hợp đồng chọn trọng tài ở nước ngoài, nên cần luật sư có kinh nghiệm trọng tài quốc tế, không phải luật sư tranh tụng trong nước.
Chuyên viên xin đề xuất từ hai nơi, gửi cùng một bản yêu cầu gồm bối cảnh, năm câu hỏi đánh số và danh mục tài liệu. Một nơi trả lời chung chung; nơi kia hỏi lại ba câu về chứng từ, cho thấy đã đọc kỹ. Công ty chọn nơi thứ hai, thoả thuận chia việc thành giai đoạn: thư đòi nợ và thương lượng trước, khởi kiện sau nếu cần. Vụ việc kết thúc ở giai đoạn thương lượng, chi phí nằm trong ước tính ban đầu.
Ranh giới trách nhiệm và bảo mật
Luật sư bên ngoài chịu trách nhiệm về chất lượng tư vấn theo hợp đồng dịch vụ pháp lý và quy tắc nghề nghiệp. Pháp chế chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về việc chọn người, giao việc đúng, cung cấp thông tin đầy đủ và truyền đạt ý kiến chính xác. Quyết định cuối cùng thuộc về người có thẩm quyền trong doanh nghiệp. Ba lớp trách nhiệm này nên được hiểu rõ để không ai đẩy lỗi cho ai khi kết quả không như mong muốn.
Về bảo mật, luật sư có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin của khách hàng theo Luật Luật sư và quy tắc nghề nghiệp. Pháp chế vẫn nên chỉ gửi thông tin cần thiết cho phạm vi việc, dùng kênh trao đổi an toàn, và với vụ việc nhạy cảm, có thể ký thêm thoả thuận bảo mật. Khi kết thúc vụ việc, thống nhất cách xử lý tài liệu đã cung cấp.
Câu hỏi thường gặp
Pháp chế có nên để luật sư bên ngoài làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo không?
Có những lúc nên, ví dụ khi ban lãnh đạo cần nghe trực tiếp ý kiến về một quyết định lớn. Nhưng pháp chế nên có mặt hoặc được cập nhật đầy đủ, để giữ thông tin thống nhất và tránh việc luật sư nhận chỉ đạo trái với những gì phòng pháp chế đã trao đổi.
Có nên dùng một tổ chức hành nghề cho mọi việc không?
Tiện cho việc quản lý, nhưng ít khi một nơi giỏi đều mọi mảng. Nhiều doanh nghiệp chọn một nơi chính cho việc thường xuyên và vài nơi chuyên sâu cho từng mảng như tranh chấp, sở hữu trí tuệ, thuế. Quan trọng là đánh giá theo từng loại việc.
Luật sư bên ngoài đưa ý kiến khác với pháp chế thì xử lý thế nào?
Trước tiên trao đổi để hiểu khác biệt nằm ở đâu: thông tin, cách hiểu quy định hay mức chấp nhận rủi ro. Nếu vẫn khác, trình bày cả hai ý kiến cho người ra quyết định một cách trung thực, kèm lý do. Giấu ý kiến khác là làm hỏng giá trị của việc thuê ngoài.
Doanh nghiệp nhỏ không có pháp chế thì ai làm đầu mối với luật sư?
Thường là giám đốc, kế toán trưởng hoặc người phụ trách hành chính. Những nguyên tắc trong bài vẫn áp dụng được: viết yêu cầu rõ, hỏi ước tính chi phí, theo dõi thời hạn, lưu hồ sơ. Một số luật sư cũng hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ tự sắp xếp hồ sơ để làm việc hiệu quả hơn.
Sinh viên luật học được gì từ việc hiểu quan hệ này?
Bạn hiểu luật sư bên ngoài cần gì từ khách hàng doanh nghiệp, và pháp chế cần gì từ luật sư. Dù sau này làm ở phía nào, hiểu phía bên kia giúp bạn làm việc tốt hơn, viết tư vấn đúng nhu cầu hơn và giao việc rõ ràng hơn.