Chuyên viên pháp chế là người làm luật cho một khách hàng duy nhất: chính doanh nghiệp trả lương cho mình. Việc hằng ngày gồm soạn và rà hợp đồng, giữ cho giấy tờ quản trị nội bộ đúng luật, hỗ trợ phòng nhân sự về lao động, theo dõi giấy phép và nghĩa vụ định kỳ, xử lý tranh chấp khi phát sinh, và trả lời rất nhiều câu hỏi nhỏ của các phòng ban. Điểm khác lớn nhất so với làm ở văn phòng luật là bạn ở lại với hậu quả của lời tư vấn: hợp đồng mình rà hôm nay, sáu tháng sau có tranh chấp thì người ngồi xử lý vẫn là mình.
Bài này dành cho sinh viên luật và cử nhân mới ra trường đang cân nhắc nghề pháp chế. Thay vì định nghĩa chức năng của bộ phận pháp chế, bài kể lại một tuần làm việc giả định, chia công việc thành sáu mảng, chỉ ra những việc không có trong bản mô tả công việc mà vẫn chiếm nhiều giờ, rồi giúp bạn tự xét mình có hợp với nhịp làm việc đó không.
Một tuần của chuyên viên pháp chế: ví dụ giả định
Ví dụ giả định dưới đây là tuần làm việc của một chuyên viên pháp chế hai năm kinh nghiệm ở một công ty phân phối hàng tiêu dùng khoảng ba trăm nhân viên tại Đà Nẵng. Phòng pháp chế có ba người. Mỗi doanh nghiệp một khác, nhưng nhịp xen kẽ giữa việc lớn và việc vụn như thế này là khá phổ biến.
| Ngày | Việc chính | Việc chen ngang |
|---|---|---|
| Thứ hai | Họp đầu tuần với trưởng phòng, chia hợp đồng tồn; rà hợp đồng đại lý mới với một nhà phân phối ở Gia Lai | Phòng kinh doanh hỏi có được thưởng hiện vật cho khách mua nhiều không |
| Thứ ba | Soạn biên bản họp và nghị quyết hội đồng quản trị về việc mở thêm kho | Nhân sự hỏi cách xử lý một nhân viên nghỉ không báo ba ngày |
| Thứ tư | Làm việc với luật sư bên ngoài về một vụ đòi nợ đang ở toà án nhân dân khu vực | Rà nhanh nội dung chương trình khuyến mại trước khi marketing đăng |
| Thứ năm | Cập nhật bảng theo dõi giấy phép, hạn hợp đồng thuê kho; nhắc các phòng việc sắp đến hạn | Kế toán hỏi điều khoản phạt chậm thanh toán trong một hợp đồng cũ |
| Thứ sáu | Đàm phán qua điện thoại cùng phòng mua hàng với một nhà cung cấp bao bì | Viết ghi chú tổng kết tuần, cập nhật thư viện điều khoản mẫu |
Điều đáng chú ý là cột thứ ba. Ở nhiều nơi, việc chen ngang chiếm gần nửa thời gian. Người mới hay bực vì không làm xong được việc chính; người làm lâu học cách dành sẵn khoảng trống trong lịch cho chúng, vì chính những câu hỏi nhỏ đó là lúc pháp chế ngăn được rắc rối trước khi nó thành hợp đồng sai hay quyết định sai.
Sáu mảng việc thường gặp
Hợp đồng. Mảng lớn nhất ở hầu hết doanh nghiệp: soạn hợp đồng mẫu, rà hợp đồng do đối tác gửi, tham gia đàm phán, theo dõi việc thực hiện. Người mới thường bắt đầu từ hợp đồng mua bán, dịch vụ, thuê tài sản rồi mới tới hợp đồng có yếu tố nước ngoài hay hợp đồng chuyển nhượng vốn.
Quản trị nội bộ. Điều lệ, quy chế nội bộ, hồ sơ họp đại hội đồng cổ đông hoặc hội đồng thành viên, nghị quyết hội đồng quản trị, thay đổi đăng ký doanh nghiệp, uỷ quyền. Mảng này ít người để ý nhưng sai một chữ ký sai thẩm quyền là cả giao dịch có thể bị tranh cãi về hiệu lực.
Lao động. Phối hợp với phòng nhân sự về hợp đồng lao động, nội quy, xử lý kỷ luật, chấm dứt hợp đồng, thoả thuận bảo mật và không cạnh tranh. Bộ luật Lao động 2019 là văn bản pháp chế mở nhiều nhất ở doanh nghiệp đông người.
Giấy phép và nghĩa vụ định kỳ. Theo dõi giấy phép con, điều kiện kinh doanh, báo cáo định kỳ với cơ quan nhà nước, hạn hiệu lực của các loại giấy tờ. Đây là việc đòi tính kỷ luật hơn là kiến thức sâu.
Tranh chấp và thu hồi nợ. Gửi thư đòi nợ, thương lượng, chuẩn bị hồ sơ khởi kiện hoặc trọng tài, phối hợp với luật sư bên ngoài, theo dõi thi hành án. Pháp chế ít khi tự ra phiên toà trong vụ lớn nhưng nắm toàn bộ hồ sơ và lịch thời hạn.
Sở hữu trí tuệ và thương hiệu. Đăng ký và gia hạn nhãn hiệu, rà nội dung quảng cáo, xử lý hàng giả hoặc bị tố vi phạm. Doanh nghiệp có thương hiệu tiêu dùng thì mảng này nặng dần theo thời gian.
Những việc không có trong bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc thường ghi gọn: "soạn thảo, rà soát hợp đồng; tư vấn pháp lý cho các phòng ban; theo dõi văn bản pháp luật mới". Thực tế có cả một lớp việc không tên. Bạn sẽ ngồi trong cuộc họp kinh doanh chỉ để nghe xem có ai hứa với khách điều gì quá tay không. Bạn sẽ được nhờ đọc lại một email gửi đối tác trước khi bấm gửi. Bạn sẽ phải giải thích lần thứ ba cho cùng một trưởng bộ phận vì sao không được ký hợp đồng trước khi có duyệt.
Lớp việc này mệt nhưng quyết định chỗ đứng của pháp chế. Một chuyên viên trả lời nhanh, rõ, có phương án thay thế sẽ được mời vào cuộc họp từ sớm; một người chỉ trả lời "không được" sẽ bị gọi vào lúc mọi thứ đã chốt, khi việc duy nhất còn lại là ký. Vì vậy người mới nên coi những câu hỏi nhỏ là cơ hội để các phòng ban quen tin mình, chứ không phải là phiền phức làm chậm việc chính.
Một phần không tên khác là việc giấy tờ: đánh số và lưu bản gốc hợp đồng, cập nhật danh sách uỷ quyền, giữ sổ đăng ký cổ đông. Không ai khen khi làm đúng, nhưng thiếu một bản gốc lúc có tranh chấp thì cả phòng mất ngủ.
Pháp chế khác làm ở văn phòng luật ở chỗ nào
Luật sư ở văn phòng luật phục vụ nhiều khách hàng, mỗi vụ việc có điểm bắt đầu và kết thúc, thời gian được đo và tính phí. Pháp chế chỉ có một khách hàng và không có điểm kết thúc: bạn đi cùng doanh nghiệp qua nhiều năm, thấy cả quyết định được đưa ra lẫn hậu quả của nó. Bạn hiểu doanh nghiệp sâu hơn bất kỳ luật sư bên ngoài nào, nhưng phạm vi pháp luật bạn chạm tới thường hẹp hơn, xoay quanh ngành của doanh nghiệp.
Về cách làm việc, pháp chế ít viết bản ghi nhớ dài mà hay trả lời ngắn, sát quyết định kinh doanh. Người hỏi là trưởng phòng kinh doanh, không phải một khách hàng đã chuẩn bị câu hỏi pháp lý rõ ràng. Bạn phải tự biến một câu "làm thế này có sao không" thành câu hỏi pháp lý, rồi trả lời lại bằng ngôn ngữ kinh doanh. Pháp chế cũng là bên giao việc và giám sát luật sư bên ngoài khi vụ việc vượt quá sức nội bộ, nên cần hiểu cả cách một văn phòng luật vận hành.
Đọc bản mô tả công việc pháp chế khi đi xin việc
Tin tuyển dụng pháp chế thường giống nhau đến mức khó phân biệt. Vài câu hỏi dưới đây giúp bạn đọc ra công việc thật phía sau, và nên hỏi lại ngay ở buổi phỏng vấn:
- Phòng pháp chế có mấy người, báo cáo cho ai: tổng giám đốc, giám đốc tài chính hay hội đồng quản trị. Báo cáo cho ai cho biết pháp chế được coi là bộ phận hỗ trợ hay bộ phận kiểm soát.
- Mỗi tháng phòng xử lý khoảng bao nhiêu hợp đồng, loại nào chiếm nhiều nhất. Con số ước chừng là đủ để hình dung khối lượng.
- Doanh nghiệp có đang có vụ tranh chấp, thanh tra hay dự án lớn nào không. Đó thường là lý do thật của đợt tuyển.
- Ai là người hướng dẫn bạn trong ba tháng đầu, và người đó có thời gian không.
- Pháp chế có kiêm việc khác không: thư ký công ty, tuân thủ, hành chính, quan hệ cổ đông. Kiêm nhiều không xấu, nhưng cần biết trước.
- Doanh nghiệp dùng luật sư bên ngoài cho những việc gì. Câu trả lời cho thấy phần việc nào bạn được làm và phần nào chỉ đứng xem.
Nếu người phỏng vấn không trả lời được những câu này, bạn cũng đã học được một điều về vị trí đó.
Ai hợp với nghề pháp chế
Người thích thấy kết quả của việc mình làm. Pháp chế được chứng kiến hợp đồng mình rà được thực hiện ra sao, quy chế mình soạn được áp dụng thế nào. Ai thích nhìn một doanh nghiệp lớn lên từ bên trong sẽ thấy nghề này thú vị.
Người chịu được việc vụn. Nếu bạn cần những khoảng dài không bị làm phiền để tập trung, nhịp chen ngang của pháp chế sẽ rất mệt. Người hợp nghề là người chuyển việc nhanh mà không mất dấu việc đang dở.
Người tò mò về kinh doanh. Muốn tư vấn đúng, bạn phải hiểu doanh nghiệp bán gì, lãi ở đâu, sợ mất gì. Người chỉ thích luật thuần tuý, ngại nghe chuyện doanh số và chi phí, thường thấy pháp chế nhạt.
Người nói được "không" một cách dễ nghe. Pháp chế thường là người duy nhất trong phòng họp phải chỉ ra rủi ro. Bạn cần đủ vững để giữ quan điểm, và đủ mềm để không biến mình thành người cản đường.
Những hiểu lầm hay gặp về nghề pháp chế
"Pháp chế là việc nhàn, chỉ ngồi đọc hợp đồng." Ở doanh nghiệp đang mở rộng, có tranh chấp hoặc bị thanh tra, pháp chế là một trong những bộ phận chịu áp lực thời hạn cao nhất. Nhàn hay không phụ thuộc vào giai đoạn của doanh nghiệp, không phụ thuộc vào chức danh.
"Làm pháp chế thì mai một kiến thức." Pháp chế có thể hẹp về số mảng luật, nhưng sâu trong mảng của ngành mình. Một chuyên viên pháp chế ngân hàng lâu năm thường hiểu giao dịch bảo đảm kỹ hơn nhiều luật sư tổng quát.
"Pháp chế không cần giỏi ngoại ngữ." Doanh nghiệp có vốn nước ngoài hoặc có đối tác nước ngoài cần pháp chế đọc và soạn được hợp đồng song ngữ. Ngay cả doanh nghiệp thuần Việt, tài liệu về chuẩn mực quốc tế cũng thường bằng tiếng Anh.
"Vào pháp chế rồi thì khó quay lại nghề luật sư." Kinh nghiệm pháp chế có giá trị với văn phòng luật chuyên mảng doanh nghiệp, vì bạn hiểu khách hàng nghĩ gì. Con đường hai chiều vẫn mở, chỉ là cần chuẩn bị đúng lúc; phần thẻ luật sư được bàn riêng trong bài khác của chuyên mục.
Câu hỏi thường gặp
Chuyên viên pháp chế và chuyên viên tuân thủ khác nhau thế nào?
Pháp chế lo các giao dịch và quan hệ pháp lý của doanh nghiệp: hợp đồng, quản trị, tranh chấp, lao động. Tuân thủ tập trung vào việc doanh nghiệp làm đúng các quy định và chính sách nội bộ, thường có kiểm tra định kỳ. Ở doanh nghiệp nhỏ hai việc này hay do một người làm; ở ngân hàng, bảo hiểm thì thường tách riêng.
Sinh viên ngành luật kinh tế hay ngành luật thì hợp với pháp chế hơn?
Cả hai đều vào được. Ngành luật kinh tế có lợi thế ở các môn thương mại, doanh nghiệp, cạnh tranh; ngành luật có nền dân sự và tố tụng rộng hơn, hữu ích khi xử lý tranh chấp. Nhà tuyển dụng thường nhìn kinh nghiệm thực tập và khả năng viết nhiều hơn tên ngành trên bằng.
Pháp chế có phải đi toà không?
Có thể có. Doanh nghiệp được cử người đại diện theo uỷ quyền trong vụ việc dân sự, kinh doanh thương mại, lao động, và người đó có thể là nhân viên pháp chế. Với vụ việc lớn hoặc phức tạp, doanh nghiệp thường thuê luật sư, còn pháp chế chuẩn bị hồ sơ và theo dõi.
Mới ra trường có nên xin vào pháp chế luôn không?
Được, nhất là ở doanh nghiệp có phòng pháp chế từ ba người trở lên và có người hướng dẫn. Vị trí pháp chế một người ở doanh nghiệp nhỏ thì khó cho người chưa có kinh nghiệm, vì không có ai sửa bài và không có ai để hỏi khi gặp việc lạ.
Pháp chế cần những phần mềm hay công cụ gì?
Phần lớn là công cụ văn phòng thông thường, cơ sở dữ liệu văn bản pháp luật, và ở doanh nghiệp lớn là hệ thống quản lý hợp đồng hoặc trình ký điện tử. Biết dùng thành thạo chức năng theo dõi thay đổi, so sánh văn bản và bảng tính là đủ để bắt đầu.
Làm pháp chế lâu có chuyển sang vị trí quản lý khác được không?
Có nhiều người làm pháp chế lâu năm chuyển sang thư ký công ty, quản trị rủi ro, tuân thủ, quan hệ nhà đầu tư, hoặc tham gia ban điều hành. Hiểu biết về luật cộng với hiểu doanh nghiệp là nền tốt cho các vị trí đó, nhưng cần bổ sung kiến thức tài chính và quản trị.