Viết văn bản pháp lý tốt là viết để người đọc hiểu đúng một nghĩa và làm được việc cần làm, không phải để văn bản trông trang trọng. Câu ngắn, mỗi câu một ý, thuật ngữ giữ nguyên từ đầu đến cuối, kết luận đặt trước: bốn thói quen này sửa được phần lớn lỗi của người mới.
Bài này đi từ người đọc, đến câu, thuật ngữ, bố cục, những chữ hay gây tranh cãi, cách dẫn chiếu văn bản và quy trình tự sửa bốn lượt. Nội dung dùng được cho thư tư vấn, bản ghi nhớ nội bộ, công văn, email và cả điều khoản hợp đồng.
Văn bản pháp lý viết cho ai đọc
Mỗi văn bản pháp lý có ít nhất hai lớp người đọc. Lớp thứ nhất là người nhận trực tiếp: khách hàng, giám đốc, cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Lớp thứ hai là người đọc lại khi có chuyện: bên kia trong tranh chấp, trọng tài viên, thẩm phán, thanh tra. Lớp thứ hai đọc rất kỹ và tìm chỗ hiểu được theo nghĩa có lợi cho họ.
Vì vậy văn bản phải đủ dễ để lớp thứ nhất hiểu nhanh và đủ chặt để lớp thứ hai không bẻ được. Hai yêu cầu này không mâu thuẫn. Câu rõ và thuật ngữ nhất quán vừa dễ đọc vừa khó bẻ. Câu dài nhiều tầng với chữ đồng nghĩa thay đổi liên tục thì vừa khó đọc vừa nhiều kẽ hở.
Trước khi viết, hãy trả lời ba câu: ai đọc, họ cần làm gì sau khi đọc, và họ biết sẵn bao nhiêu về luật. Thư gửi chủ hộ kinh doanh khác hẳn bản ghi nhớ gửi luật sư hướng dẫn, dù cùng một vấn đề.
Câu: một chủ thể, một hành vi, một điều kiện
Đặt chủ thể lên đầu. Câu "Việc thanh toán sẽ được thực hiện trong vòng mười ngày" không nói ai phải trả. Viết "Bên B thanh toán cho Bên A trong mười ngày kể từ ngày nhận hoá đơn" thì rõ người, việc và mốc.
Một câu một nghĩa vụ. Khi một câu chứa ba nghĩa vụ nối bằng "và", "đồng thời", "cũng như", người đọc dễ bỏ sót một. Tách thành ba câu hoặc ba điểm đánh số.
Điều kiện đặt trước, hệ quả đặt sau. "Nếu Bên B chậm thanh toán quá ba mươi ngày, Bên A được tạm ngừng giao hàng" dễ đọc hơn khi đảo ngược, vì người đọc biết ngay mình đang ở trường hợp nào.
Dùng câu chủ động khi có thể. Câu bị động che giấu người chịu trách nhiệm. Trong văn bản pháp lý, việc ai làm gì thường là điểm mấu chốt.
Tránh phủ định chồng phủ định. "Không được từ chối trừ khi không có" bắt người đọc dừng lại tính toán. Viết lại thành câu khẳng định.
Giữ câu dưới ba dòng. Đây không phải luật cứng, nhưng là phép thử nhanh. Câu dài hơn ba dòng thường đang chứa hai ý trở lên hoặc một chuỗi mệnh đề phụ lồng nhau. Tách câu xong, đọc lại xem quan hệ giữa các ý có còn rõ không; nếu cần, thêm từ nối như "vì vậy", "trừ khi", "sau đó".
Thuật ngữ nhất quán và định nghĩa
Trong văn chương, đổi từ đồng nghĩa giúp câu đỡ lặp. Trong văn bản pháp lý, đổi từ là mời gọi tranh cãi. Nếu đoạn đầu viết "hàng hoá", đoạn sau viết "sản phẩm", đoạn cuối viết "thiết bị", người đọc có quyền hỏi ba chữ đó có cùng phạm vi không.
Quy tắc đơn giản: chọn một từ cho một khái niệm và giữ đến hết văn bản. Khái niệm nào có phạm vi không hiển nhiên thì định nghĩa một lần ở đầu hoặc ngay lần dùng đầu tiên, sau đó dùng đúng từ đã định nghĩa. Với tên văn bản pháp luật và tên các bên, ghi đầy đủ lần đầu, kèm cách gọi tắt trong ngoặc, sau đó chỉ dùng cách gọi tắt.
Thuật ngữ luật nên dùng đúng như văn bản pháp luật dùng. Đừng tự sáng tạo từ mới cho khái niệm đã có tên trong luật, và đừng dùng một thuật ngữ luật theo nghĩa thông thường. Khi người đọc không học luật, giải nghĩa thuật ngữ ngay sau lần dùng đầu thay vì thay nó bằng từ thông thường.
Những cách viết hay gây tranh cãi
Bảng dưới gom những cách viết người mới hay dùng vì nghe quen tai, nhưng đã nhiều lần trở thành điểm tranh chấp. Cột cuối là hướng sửa, không phải câu chữ bắt buộc.
| Cách viết mơ hồ | Vì sao rủi ro | Hướng viết rõ hơn |
|---|---|---|
| "trong thời gian sớm nhất", "kịp thời" | Mỗi bên hiểu một khoảng thời gian khác nhau | Ghi số ngày và mốc bắt đầu tính |
| "và/hoặc" | Không rõ cần cả hai hay một trong hai | Chọn "và" hoặc "hoặc", hoặc viết "một hoặc cả hai" |
| "chi phí hợp lý", "mức phù hợp" | Không có thước đo chung | Nêu cách xác định hoặc giới hạn trên |
| "kể từ ngày ký" khi nhiều bên ký khác ngày | Không rõ ngày nào là mốc | Ghi "kể từ ngày bên cuối cùng ký" |
| Số tiền bằng số và bằng chữ không khớp | Hai bên viện dẫn hai con số | Đối chiếu từng lần, quy định bản nào ưu tiên nếu lệch |
| "các bên" ở chỗ chỉ một bên có nghĩa vụ | Kéo bên kia vào nghĩa vụ không định cho họ | Ghi đúng tên bên chịu nghĩa vụ |
Mỗi khi gặp một tính từ đánh giá (hợp lý, đáng kể, nghiêm trọng) trong câu tạo nghĩa vụ, hãy dừng lại hỏi: nếu hai bên hiểu khác nhau, ai sẽ quyết định? Nếu câu trả lời là "toà án", hãy cố gắng viết cụ thể hơn.
Bố cục: kết luận trước, căn cứ sau
Thư tư vấn, bản ghi nhớ và email báo cáo nên mở bằng câu trả lời. Người đọc bận cần biết ngay kết luận, sau đó mới quyết định có đọc phần căn cứ hay không. Bố cục quen thuộc gồm: câu hỏi hoặc vấn đề, trả lời ngắn, sự kiện đã dựa vào, phân tích, rủi ro và phương án, việc cần làm tiếp. Đây là gợi ý về thứ tự, không phải mẫu bắt buộc.
Mỗi đoạn nên có một ý, câu đầu đoạn nêu ý đó. Người đọc lướt chỉ đọc câu đầu mỗi đoạn vẫn nắm được mạch văn bản. Dùng tiêu đề con khi văn bản dài hơn một trang, và đánh số khi có danh sách việc phải làm.
Văn bản theo thể thức hành chính, như công văn gửi cơ quan nhà nước hay đơn từ, có yêu cầu riêng về thể thức và bố cục. Với loại này, hãy hỏi quy ước của nơi làm việc và đối chiếu quy định hiện hành về thể thức văn bản; bố cục "kết luận trước" áp dụng cho phần nội dung bên trong.
Dẫn chiếu văn bản pháp luật đúng cách
Một trích dẫn sai làm người đọc nghi ngờ cả văn bản, dù phân tích đúng. Vài quy ước giúp dẫn chiếu chính xác và dễ kiểm:
- Lần đầu nhắc một văn bản, ghi đủ loại văn bản, số hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành và tên gọi; các lần sau dùng tên gọi tắt đã nêu trong ngoặc.
- Ghi đến cấp nhỏ nhất cần thiết: điểm, khoản, điều. Viết "theo luật" chung chung khiến người đọc không kiểm được.
- Khi văn bản đã được sửa đổi, ghi rõ đang dẫn nội dung sau sửa đổi và văn bản sửa đổi là gì, hoặc nêu rằng đang dùng văn bản hợp nhất để đọc.
- Phân biệt rõ trích nguyên văn, đặt trong ngoặc kép, với diễn giải của người viết. Không đặt diễn giải của mình trong ngoặc kép như thể là chữ của luật.
- Khi dựa vào án lệ hay bản án, ghi đúng số án lệ hoặc số bản án, toà án đã xét xử, và nêu vì sao tình huống tương tự.
- Ghi ngày kiểm hiệu lực trong bản ghi nhớ nội bộ, để người đọc sau biết thông tin còn mới đến đâu.
Những quy ước này không làm văn bản dài thêm bao nhiêu nhưng làm nó đáng tin hơn hẳn. Người đọc kỹ, như thẩm phán hay luật sư bên kia, sẽ kiểm trích dẫn trước khi đọc lập luận.
Mỗi loại văn bản nhấn vào điều gì
Các nguyên tắc chung áp dụng cho mọi văn bản, nhưng mỗi loại có trọng tâm khác. Bảng dưới giúp bạn chỉnh cách viết theo người đọc và mục đích:
| Loại văn bản | Người đọc chính | Trọng tâm khi viết |
|---|---|---|
| Thư tư vấn gửi khách hàng | Người không học luật, cần quyết định | Kết luận dễ hiểu, phương án và rủi ro, việc khách cần làm |
| Bản ghi nhớ nội bộ | Luật sư hướng dẫn, đồng nghiệp | Câu hỏi, căn cứ đầy đủ, mức độ chắc chắn, điểm còn mở |
| Điều khoản hợp đồng | Hai bên và người phân xử khi có tranh chấp | Một nghĩa, chủ thể rõ, điều kiện và hệ quả rõ |
| Công văn gửi cơ quan nhà nước | Cán bộ tiếp nhận, người ký duyệt | Đúng thể thức, đề nghị cụ thể, căn cứ ngắn gọn |
| Email báo cáo tiến độ | Khách hàng hoặc cấp trên bận | Việc đã làm, việc tiếp theo, việc cần người nhận làm |
Khi không chắc văn bản thuộc loại nào, hãy quay lại câu hỏi đầu tiên: người đọc cần làm gì sau khi đọc. Câu trả lời sẽ cho biết phần nào phải đặt lên đầu và phần nào có thể rút gọn.
Tự sửa bản nháp bốn lượt
Sửa một lượt cho mọi thứ thường bỏ sót. Chia thành bốn lượt, mỗi lượt chỉ tìm một loại lỗi, nhanh hơn và kỹ hơn:
- Lượt nội dung: kết luận có trả lời đúng câu hỏi không, có thiếu vấn đề nào không, mỗi khẳng định có căn cứ không.
- Lượt bố cục: đọc câu đầu mỗi đoạn, xem mạch có đi thẳng không, có đoạn nào lặp ý hoặc lạc chỗ không.
- Lượt câu chữ: tìm câu dài trên ba dòng, câu bị động che chủ thể, từ đồng nghĩa thay thế thuật ngữ, tính từ đánh giá mơ hồ.
- Lượt chi tiết: kiểm tên người, tên doanh nghiệp, số tiền, ngày tháng, số hiệu văn bản, đánh số điều khoản và dẫn chiếu chéo.
Nếu có thời gian, để bản nháp qua một đêm rồi mới sửa lượt cuối. Đọc thành tiếng giúp phát hiện câu khó hiểu nhanh hơn đọc thầm. Với văn bản quan trọng, nhờ một người không tham gia vụ việc đọc và kể lại ý chính.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản pháp lý có nên dùng từ Hán Việt nhiều cho trang trọng không?
Không nên dùng vì trang trọng. Dùng thuật ngữ đúng như văn bản pháp luật dùng, còn phần diễn giải thì chọn từ thông dụng mà người đọc hiểu ngay. Một câu dễ hiểu không làm giảm tính chuyên nghiệp; một câu khó hiểu mới làm người đọc nghi ngờ.
Viết email công việc có cần theo các nguyên tắc này không?
Có, nhất là email gửi khách hàng hoặc bên kia, vì email cũng có thể trở thành chứng cứ. Câu đầu nêu điều quan trọng nhất, mỗi đoạn một ý, ghi rõ việc ai làm và hạn nào. Email nội bộ có thể ngắn hơn nhưng vẫn cần rõ.
Có nên dùng mẫu văn bản có sẵn trên mạng không?
Mẫu có sẵn chỉ nên dùng để tham khảo bố cục và nhắc những nội dung có thể cần. Mỗi tình huống có sự kiện và mục tiêu riêng, nên chép nguyên mẫu dễ đưa vào những điều khoản không phù hợp hoặc đã lỗi thời so với văn bản pháp luật hiện hành.
Làm sao viết nhanh hơn mà không ẩu?
Tách việc nghĩ và việc viết. Lập dàn ý với kết luận và các ý chính trước, rồi viết liền một mạch không dừng lại sửa, sau đó mới sửa theo bốn lượt. Lưu lại những đoạn bạn viết tốt để dùng làm điểm xuất phát cho văn bản sau, nhưng luôn đọc lại cho đúng tình huống mới.
Khi người hướng dẫn sửa văn bản theo cách khác, nên làm gì?
Đọc kỹ bản sửa và tìm lý do đằng sau từng thay đổi. Nếu không hiểu, hỏi vào lúc phù hợp. Ghi lại các thay đổi lặp lại thành danh sách lỗi cá nhân để tránh lần sau. Mỗi nơi làm việc có quy ước riêng, và học quy ước đó là một phần của việc vào nghề.
Văn bản tiếng Anh pháp lý có áp dụng được các nguyên tắc này không?
Phần lớn có. Xu hướng viết pháp lý bằng tiếng Anh hiện nay cũng ưu tiên câu ngắn, chủ động và thuật ngữ nhất quán. Điểm khác là một số cụm từ cố định trong hợp đồng tiếng Anh mang nghĩa pháp lý riêng, nên cần học nghĩa của chúng thay vì dịch từng chữ.