Khi người làm luật đàm phán thay khách hàng, mọi lời hứa tại bàn phải nằm trong phạm vi khách hàng đã giao, mọi thông tin đưa ra phải trung thực, và mọi kết quả phải được ghi lại để khách hàng quyết định. Đó là điểm khác căn bản so với một doanh nhân tự đàm phán cho mình.
Bài này không nhắc lại các lý thuyết đàm phán kinh doanh phổ biến. Nó tập trung vào phần riêng của nghề luật: chốt phạm vi với khách hàng, chuẩn bị bảng vấn đề có căn cứ pháp lý, những điều nói và không nói tại bàn, đàm phán qua văn bản, ghi nhận kết quả và vài tình huống khó cho người mới.
Đàm phán của người làm luật khác đàm phán kinh doanh ở đâu
Doanh nhân đàm phán cho chính mình có thể đổi ý giữa chừng, nhượng thêm khi thấy hợp lý, chấp nhận ngay một đề nghị bất ngờ. Người làm luật thì không. Bạn ngồi đó bằng quyền khách hàng giao, nên một nhượng bộ ngoài phạm vi có thể không ràng buộc khách hàng nhưng vẫn làm tổn hại lòng tin của cả hai phía.
Thứ hai, người làm luật mang theo nghĩa vụ nghề nghiệp. Bạn phải giữ bí mật thông tin của khách hàng, không được đưa ra thông tin sai sự thật về sự kiện hay về pháp luật, và phải ứng xử đúng mực với đồng nghiệp bên kia. Với luật sư, các nguyên tắc này được nêu trong Bộ Quy tắc Đạo đức và Ứng xử nghề nghiệp luật sư Việt Nam do Liên đoàn Luật sư Việt Nam ban hành; người làm pháp chế cũng chịu các ràng buộc tương tự qua quy chế nội bộ và hợp đồng lao động.
Thứ ba, giá trị người làm luật mang đến không chỉ là kỹ năng mặc cả mà là khả năng biến điều thoả thuận thành câu chữ không bị hiểu sai, và nhìn thấy rủi ro pháp lý mà hai doanh nhân có thể bỏ qua khi đang hào hứng chốt giao dịch.
Chốt với khách hàng trước buổi đàm phán
Buổi làm việc quan trọng nhất thường diễn ra trước khi gặp bên kia: buổi chốt với chính khách hàng. Những điều cần thống nhất, tốt nhất bằng văn bản ngắn:
- Mục tiêu của buổi đàm phán: chốt toàn bộ, chốt một phần, hay chỉ thăm dò lập trường bên kia.
- Những điểm khách hàng không thể nhượng, những điểm có thể nhượng và giới hạn nhượng của từng điểm.
- Ai có quyền quyết định tại bàn: người làm luật được chấp nhận trong giới hạn nào, hay mọi đề nghị mới phải xin ý kiến.
- Thông tin nào được nói với bên kia, thông tin nào phải giữ kín, kể cả lý do khách hàng muốn giao dịch.
- Phương án nếu không đạt thoả thuận: khách hàng sẵn sàng làm gì, chi phí và thời gian của phương án đó.
- Khách hàng có tham dự không, nếu có thì ai nói phần nào, và tín hiệu nào để tạm dừng trao đổi riêng.
Chốt bằng văn bản giúp cả hai phía. Khách hàng thấy rõ mình đã giao gì, người làm luật có căn cứ khi bị hỏi lại vì sao đã nhượng hoặc không nhượng một điểm.
Bảng chuẩn bị theo từng vấn đề
Với mỗi vấn đề sẽ đàm phán, một dòng trong bảng chuẩn bị giúp bạn không bị cuốn theo nhịp của bên kia. Ví dụ giả định cho một hợp đồng cung cấp dịch vụ:
| Vấn đề | Lập trường bên mình | Lợi ích thật đằng sau | Căn cứ pháp lý hoặc thực tế | Phương án thay thế |
|---|---|---|---|---|
| Thời hạn thanh toán | Ba mươi ngày từ ngày nghiệm thu | Giữ dòng tiền ổn định | Thông lệ của khách hàng với nhà cung cấp khác | Chấp nhận dài hơn nếu có lãi chậm trả |
| Giới hạn trách nhiệm | Không vượt giá trị hợp đồng | Tránh rủi ro vượt khả năng chi trả | Giới hạn nên kiểm theo quy định hiện hành | Mua bảo hiểm trách nhiệm |
| Bảo mật | Hai chiều, ba năm sau chấm dứt | Bảo vệ quy trình nội bộ | Thông tin thuộc bí mật kinh doanh | Một chiều nếu bên kia không có thông tin cần bảo vệ |
| Chấm dứt trước hạn | Báo trước sáu mươi ngày | Có thời gian tìm khách mới | Chi phí đã đầu tư ban đầu | Ba mươi ngày kèm khoản bù chi phí |
Cột "lợi ích thật" quan trọng hơn cột lập trường. Khi biết bên mình cần điều gì, bạn có thể đề xuất cách khác đạt cùng mục đích mà bên kia dễ chấp nhận hơn. Đọc thêm về các khái niệm đàm phán dựa trên lợi ích trong tài liệu đàm phán kinh doanh nếu cần.
Tại bàn đàm phán: nói gì và không nói gì
Không cam kết vượt quyền. Khi bên kia đưa ra đề nghị ngoài phạm vi đã chốt, câu trả lời an toàn là "chúng ta ghi nhận, bên mình cần trao đổi với khách hàng và phản hồi trước ngày…". Đây không phải dấu hiệu yếu thế mà là cách làm đúng nghề.
Không nói sai về sự kiện hay về luật. Bạn có quyền không tiết lộ thông tin, nhưng không có quyền nói điều sai. Một lời khẳng định sai về luật để gây sức ép có thể bị lật lại và làm mất uy tín cả buổi.
Tách người với vấn đề. Đồng nghiệp bên kia làm việc cho khách hàng của họ, như bạn. Tranh luận gay gắt về điều khoản không có nghĩa là thiếu tôn trọng người ngồi đối diện.
Ghi chép ngay tại chỗ. Ghi mọi điểm đã thống nhất, điểm còn treo và câu chữ cụ thể bên kia đề xuất. Người mới thường được giao vai trò này, và đây là vai trò quan trọng hơn vẻ ngoài.
Đọc lại trước khi kết thúc. Dành vài phút cuối để đọc to các điểm đã thống nhất. Hai bên thường nhớ khác nhau về cùng một cuộc trao đổi nếu không đối chiếu ngay.
Đàm phán qua văn bản: email và bản sửa hợp đồng
Phần lớn đàm phán hợp đồng ngày nay diễn ra qua email và các vòng sửa bản nháp hơn là qua những cuộc họp dài. Mỗi email gửi bên kia nên được coi như một văn bản có thể bị đọc lại khi có tranh chấp: ngắn, chính xác, không cảm xúc, và không chứa thông tin nội bộ của khách hàng.
Khi gửi bản sửa hợp đồng, kèm một bảng tóm tắt các thay đổi và lý do ngắn cho mỗi thay đổi quan trọng. Bên kia đọc bảng sẽ hiểu lập luận của bạn nhanh hơn và ít phản ứng gay gắt hơn so với khi chỉ thấy những dòng gạch xoá. Với những điểm nhượng bộ, nói rõ đó là nhượng bộ có điều kiện nếu đúng như vậy.
Một bẫy phổ biến là chuyển tiếp nhầm email nội bộ có ý kiến của khách hàng cho bên kia. Trước khi gửi, kiểm danh sách người nhận, xoá phần trao đổi cũ bên dưới nếu không cần, và tách rõ luồng email nội bộ với luồng gửi đối tác.
Ghi nhận kết quả sau buổi đàm phán
Đàm phán chưa xong khi rời bàn. Trong vòng một ngày làm việc, nên hoàn tất những việc sau:
- Gửi khách hàng bản tóm tắt: điểm đã thống nhất, điểm bên kia đề nghị mới, điểm còn treo, khuyến nghị của bạn và việc cần khách hàng quyết định.
- Gửi bên kia bản ghi nhận các điểm đã thống nhất, ghi rõ còn phụ thuộc vào xác nhận cuối của khách hàng nếu đúng như vậy.
- Cập nhật bản nháp hợp đồng hoặc văn bản dàn xếp theo các điểm đã thống nhất, đánh số phiên bản mới.
- Cập nhật bảng chuẩn bị: lập trường mới của hai bên ở từng vấn đề, để buổi sau bắt đầu đúng chỗ.
- Lưu ghi chép gốc vào hồ sơ, kể cả ghi chép tay, vì đó là căn cứ khi hai bên nhớ khác nhau.
Bản tóm tắt gửi khách hàng nên viết theo nguyên tắc kết luận trước: điều quan trọng nhất khách hàng cần biết hoặc cần quyết đặt ở dòng đầu tiên.
Đàm phán dàn xếp tranh chấp khác đàm phán ký hợp đồng ra sao
Đàm phán để ký hợp đồng là hai bên cùng muốn hợp tác và đang chia phần lợi ích tương lai. Đàm phán dàn xếp tranh chấp thì quan hệ đã xấu đi, mỗi bên có cảm giác bị thiệt, và điều đang được chia là một khoản thiệt hại đã xảy ra. Không khí khác, nên cách chuẩn bị cũng khác.
Trước buổi dàn xếp, người làm luật cần cùng khách hàng đánh giá thật thà khả năng thắng thua nếu đưa ra toà án hoặc trọng tài, cùng với thời gian, chi phí, công sức và ảnh hưởng tới quan hệ kinh doanh. Con số khách hàng chấp nhận được phải dựa trên đánh giá đó, không dựa trên cảm giác bị đối xử bất công. Đây là chỗ người làm luật giúp khách hàng nhiều nhất, và cũng là chỗ dễ bị khách hàng hiểu lầm là "không đứng về phía mình".
Văn bản ghi nhận kết quả dàn xếp cũng cần chặt hơn: các bên chấm dứt những yêu cầu nào, khoản thanh toán thực hiện ra sao, điều gì xảy ra nếu một bên không làm đúng thoả thuận dàn xếp. Một thoả thuận dàn xếp viết lỏng có thể sinh ra tranh chấp thứ hai.
Vài tình huống khó cho người mới
Bên kia liên hệ thẳng khách hàng của mình. Báo khách hàng rằng nên chuyển các trao đổi về nội dung đàm phán qua người đại diện, và báo người hướng dẫn. Đừng tự liên hệ bên kia để phản đối khi chưa thống nhất cách xử lý.
Bên kia không có người làm luật. Bạn vẫn phải trung thực và không lợi dụng việc họ thiếu hiểu biết pháp luật để đưa ra thông tin sai. Nói rõ bạn đại diện cho bên nào và không tư vấn cho họ.
Khách hàng đổi ý sau khi đã thống nhất tại bàn. Nếu điểm đó đã được nói rõ là còn chờ khách hàng xác nhận, việc đổi ý là quyền của họ. Thông báo cho bên kia sớm, lịch sự và không đổ lỗi. Đây là lý do việc ghi rõ phạm vi quyết định từ đầu quan trọng đến vậy.
Câu hỏi thường gặp
Người mới có được tham gia đàm phán không?
Thường người mới tham gia với vai trò ghi chép, chuẩn bị tài liệu và soạn bản tóm tắt sau buổi làm việc. Đây là cách học tốt nhất vì bạn quan sát được người có kinh nghiệm xử lý từng tình huống. Vai trò phát biểu chính thường đến sau khi bạn đã nắm chắc hồ sơ.
Có nên ghi âm buổi đàm phán không?
Chỉ nên ghi âm khi tất cả các bên đồng ý và việc ghi âm phù hợp quy định của nơi làm việc. Ghi âm lén làm hỏng quan hệ và có thể đặt ra vấn đề pháp lý. Phần lớn trường hợp, ghi chép tốt và bản ghi nhận gửi ngay sau buổi làm việc là đủ.
Khi bên kia gây sức ép bằng thời hạn gấp thì làm gì?
Kiểm xem thời hạn đó có thật và có hậu quả gì nếu lỡ. Nếu khách hàng chưa đủ thông tin để quyết, nói rõ thời điểm bạn có thể phản hồi. Quyết định vội dưới sức ép là nguồn gốc của nhiều điều khoản bất lợi về sau.
Làm pháp chế doanh nghiệp đàm phán khác luật sư bên ngoài thế nào?
Người làm pháp chế đàm phán cùng với phòng kinh doanh và thường ngồi chung bàn với người ra quyết định. Lợi thế là hiểu rõ mục tiêu kinh doanh, nhưng thách thức là phải giữ vai trò cảnh báo rủi ro ngay cả khi đồng nghiệp muốn chốt nhanh.
Nếu nhận ra mình đã nói sai một điều tại bàn đàm phán thì sao?
Đính chính càng sớm càng tốt, bằng văn bản ngắn gửi bên kia, và báo người hướng dẫn. Đính chính sớm giữ được uy tín, còn để bên kia tự phát hiện thì mất uy tín cho cả những lời nói đúng.
Có cần biết lý thuyết đàm phán không?
Hiểu các khái niệm cơ bản như lập trường và lợi ích, phương án thay thế tốt nhất, vùng thoả thuận khả thi rất có ích cho việc chuẩn bị. Tuy vậy, với người làm luật, phần quyết định thường là chuẩn bị hồ sơ kỹ và giữ đúng phạm vi được giao.