Khi trình bày ý kiến pháp lý trong cuộc họp, hãy nói kết luận trước, sau đó là rủi ro chính và mức độ, cuối cùng là các phương án và đề xuất của bạn, tất cả trong khoảng ba phút. Người nghe là người ra quyết định, không phải giám khảo chấm bài luật; họ cần biết nên làm gì và vì sao.
Bài này dành cho chuyên viên pháp chế, luật sư tư vấn và người mới thường được gọi vào cuộc họp để "cho ý kiến pháp lý". Bài không bàn kỹ năng tranh luận tại phiên toà, là một mảng riêng với quy tắc tố tụng riêng.
Vì sao ý kiến pháp lý hay bị bỏ qua trong cuộc họp
Một cảnh quen thuộc: phòng kinh doanh trình bày kế hoạch hào hứng, đến lượt người làm luật, người đó mở đầu bằng "Theo quy định tại Luật…" và đọc tiếp ba điều khoản. Sau hai phút, giám đốc hỏi: "Vậy làm được hay không?". Ý kiến pháp lý không sai, nhưng được trình bày theo thứ tự của người viết bài nghiên cứu, không theo thứ tự của người cần quyết định.
Lý do thứ hai là ngôn ngữ. Những từ như "có rủi ro", "cần cân nhắc", "tuỳ trường hợp" đúng về chuyên môn nhưng không giúp người nghe hành động. Nghe nhiều lần, người ra quyết định bắt đầu coi phần pháp lý là thủ tục phải nghe cho đủ, rồi quyết theo trực giác.
Lý do thứ ba là người làm luật chỉ nói rủi ro mà không nói cách làm. Người nghe cảm thấy pháp chế là bộ phận "cản đường". Khi có phương án đi kèm, cùng một nội dung rủi ro trở thành lời khuyên giúp việc kinh doanh đi đúng hướng.
Cấu trúc ba phút
Cấu trúc dưới đây dùng được cho phần lớn cuộc họp nội bộ và buổi gặp khách hàng. Mỗi bước một hoặc hai câu:
- Kết luận: làm được, làm được với điều kiện, hoặc không nên làm theo cách hiện tại.
- Lý do chính: một câu về quy định hoặc sự kiện quyết định kết luận, không đọc số điều trừ khi người nghe hỏi.
- Rủi ro chính: tối đa hai hoặc ba rủi ro, mỗi rủi ro nói rõ khả năng xảy ra và hậu quả nếu xảy ra.
- Phương án: những cách làm khác để đạt cùng mục tiêu, kèm ưu nhược điểm ngắn.
- Đề xuất: bạn khuyên chọn phương án nào và việc cần làm tiếp, ai làm, khi nào.
Ba phút là để người nghe nắm được đủ. Phần căn cứ chi tiết để trong văn bản gửi kèm hoặc gửi sau họp, và chỉ trình bày khi có người hỏi. Nếu được cho ít thời gian hơn, giữ lại bước một và bước năm.
Nói về rủi ro cho người không học luật
Người ra quyết định cần biết rủi ro lớn đến đâu để so với lợi ích. Bảng dưới gợi ý cách chuyển những câu mơ hồ thành câu dùng được. Những cách nói ở cột phải chỉ là gợi ý, cần điều chỉnh theo tình huống thật.
| Câu mơ hồ | Vì sao khó dùng | Cách nói dùng được hơn |
|---|---|---|
| "Có rủi ro pháp lý" | Mọi việc đều có rủi ro | "Nếu cơ quan kiểm tra, khả năng cao sẽ bị yêu cầu điều chỉnh hồ sơ và có thể bị xử phạt" |
| "Cần cân nhắc" | Không nói ai cân nhắc điều gì | "Ban giám đốc cần chọn giữa làm ngay chấp nhận rủi ro này hoặc chờ thêm để xin văn bản xác nhận" |
| "Tuỳ trường hợp" | Người nghe không biết trường hợp của mình là gì | "Với hợp đồng hiện tại thì được; nếu đổi sang bán trực tiếp cho người tiêu dùng thì cần thêm thủ tục" |
| "Pháp luật chưa rõ" | Nghe như né tránh | "Quy định chưa nói rõ trường hợp này; cách hiểu an toàn hơn là…, cách hiểu có lợi hơn là…" |
| "Có thể bị kiện" | Ai cũng có thể bị kiện | "Bên kia có căn cứ khá mạnh để đòi bồi thường phần chậm giao; khả năng thắng của mình ở điểm này thấp" |
Tránh hứa chắc chắn và tránh doạ. Thang nói khả năng bằng lời như "thấp, trung bình, cao" kèm một câu lý do thường dễ hiểu hơn tỷ lệ phần trăm, vì con số tạo cảm giác chính xác mà người làm luật hiếm khi có.
Chuẩn bị trước cuộc họp
Phần lớn chất lượng trình bày được quyết định trước khi bước vào phòng họp. Những việc nên làm:
- Hỏi rõ cuộc họp quyết định điều gì và ai là người quyết. Ý kiến pháp lý nên trả lời đúng câu hỏi đó.
- Đọc tài liệu cuộc họp trước, đánh dấu các điểm có hệ quả pháp lý, kể cả những điểm không ai hỏi.
- Viết kết luận và đề xuất ra một mẩu giấy, đọc to xem có gói trong ba câu được không.
- Dự đoán ba câu hỏi khó nhất và chuẩn bị câu trả lời ngắn.
- Chuẩn bị một trang tóm tắt để phát hoặc gửi sau họp, có căn cứ chính và mức độ chắc chắn.
- Nếu cần ý kiến của luật sư bên ngoài hoặc cơ quan nhà nước mà chưa có, nói rõ điều đó từ đầu thay vì đoán.
Với người mới, nên trình bày thử với người hướng dẫn trước cuộc họp quan trọng. Năm phút góp ý thường đổi được cả cách mở đầu.
Trả lời câu hỏi khó và câu hỏi chưa biết
Khi không biết. Nói thẳng là chưa có câu trả lời chắc chắn, nêu thời điểm bạn sẽ trả lời, và ghi lại câu hỏi. Đoán bừa trong cuộc họp có thể khiến cả công ty hành động theo một ý kiến sai.
Khi bị ép kết luận nhanh. Đưa ra kết luận tạm thời kèm điều kiện, ví dụ "dựa trên thông tin hiện có thì được, với điều kiện hợp đồng đối tác có điều khoản bảo hành; cần xem hợp đồng để chắc".
Khi người nghe không đồng ý. Hỏi lại lý do của họ. Thường họ đang thấy một lợi ích kinh doanh bạn chưa tính. Nếu sau khi nghe vẫn giữ ý kiến, nói rõ rủi ro một lần nữa và để người có thẩm quyền quyết định; ghi nhận quyết định đó.
Khi bị hỏi dồn nhiều câu cùng lúc. Ghi nhanh từng câu, rồi trả lời theo thứ tự quan trọng chứ không theo thứ tự được hỏi. Nói rõ "có ba câu hỏi, xin trả lời câu về thời hạn trước vì nó ảnh hưởng quyết định hôm nay". Cách này giữ cho cuộc họp không trôi theo câu hỏi phụ và cho thấy bạn đang kiểm soát nội dung.
Khi câu hỏi vượt ra ngoài pháp lý. Nói rõ phần nào là ý kiến pháp lý, phần nào là nhận xét chung. Người làm luật được tin vì giữ ranh giới đó.
Mỗi người nghe cần một cách nói
Cấu trúc kết luận trước dùng được ở mọi nơi, nhưng nhấn nhá thì khác theo người nghe. Bảng gợi ý:
| Người nghe | Họ quan tâm nhất | Điều nên nhấn mạnh |
|---|---|---|
| Ban giám đốc doanh nghiệp | Làm được không, tốn bao nhiêu, rủi ro có chấp nhận được không | Phương án và đề xuất, hệ quả kinh doanh của rủi ro |
| Khách hàng cá nhân | Quyền lợi của mình, phải làm gì tiếp theo | Việc cụ thể khách cần làm, mốc thời gian, giấy tờ cần chuẩn bị |
| Phòng ban chuyên môn | Quy trình của họ phải đổi thế nào | Bước nào thay đổi, mẫu biểu nào cần sửa, ai chịu trách nhiệm |
| Luật sư hướng dẫn, đồng nghiệp pháp lý | Căn cứ và lập luận có chặt không | Căn cứ, mức chắc chắn, điểm còn mở |
Khi trong phòng có nhiều loại người nghe, bắt đầu bằng phần dành cho người ra quyết định, rồi nói phần cho phòng ban chuyên môn. Phần dành cho đồng nghiệp pháp lý có thể trao đổi riêng sau họp.
Họp trực tuyến và ý kiến gửi qua tin nhắn
Nhiều quyết định ngày nay được bàn trong cuộc họp trực tuyến ngắn hoặc trong nhóm trò chuyện của công ty. Ở họp trực tuyến, người nghe dễ mất tập trung hơn, nên cấu trúc kết luận trước càng quan trọng. Nói chậm hơn bình thường một chút, dừng sau kết luận để hỏi có ai cần làm rõ không, và gõ lại kết luận vào khung trò chuyện của cuộc họp để người vào muộn cũng thấy.
Khi được hỏi ý kiến pháp lý qua tin nhắn, cám dỗ là trả lời nhanh một dòng. Với câu hỏi đơn giản, một dòng là đủ. Với câu hỏi có rủi ro, trả lời theo đúng cấu trúc rút gọn: kết luận, điều kiện hoặc rủi ro chính, việc cần làm, và nói rõ sẽ gửi ý kiến đầy đủ qua email nếu cần. Tin nhắn trong nhóm trò chuyện dễ bị chuyển tiếp ra khỏi ngữ cảnh, nên tránh những câu có thể bị hiểu thành cam kết chắc chắn.
Nếu câu hỏi chứa thông tin nhạy cảm của khách hàng hoặc của công ty, chuyển sang kênh phù hợp hơn thay vì trả lời trong nhóm đông người. Người làm luật giữ thói quen chọn kênh như giữ thói quen chọn chữ.
Sau cuộc họp: ghi lại bằng văn bản
Ý kiến nói trong cuộc họp dễ bị nhớ sai, nhất là khi kết quả không như mong đợi. Trong ngày, gửi một email ngắn cho người chủ trì hoặc người ra quyết định: tóm tắt ý kiến pháp lý đã nêu, quyết định đã được đưa ra, và việc pháp lý cần làm tiếp.
Nếu quyết định khác với đề xuất của bạn, email này càng quan trọng. Ghi trung tính rằng ý kiến pháp lý đã nêu rủi ro gì và ban giám đốc đã quyết định thế nào, không bình luận. Mục đích không phải để đổ lỗi về sau mà để ai đọc lại cũng hiểu quyết định đã được đưa ra với đầy đủ thông tin.
Luyện kỹ năng này bằng cách tự ghi âm phần trình bày khi tập, nghe lại và đếm xem mất bao lâu mới nói tới kết luận. Lặp lại tới khi kết luận nằm trong câu đầu tiên trở thành phản xạ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng slide khi trình bày ý kiến pháp lý không?
Với cuộc họp ngắn, thường không cần. Một trang tóm tắt phát tay hoặc gửi trước hiệu quả hơn. Slide hợp với buổi đào tạo nội bộ về quy định mới hoặc khi cần so sánh nhiều phương án, và nên ít chữ, mỗi slide một ý.
Làm sao nói ngắn mà không bị coi là hời hợt?
Nói ngắn phần trình bày, nhưng chuẩn bị sâu và có tài liệu gửi kèm. Khi người nghe hỏi sâu và bạn trả lời được ngay, họ hiểu phần ngắn gọn là do chọn lọc chứ không phải do thiếu hiểu biết.
Người mới có nên phát biểu khi cấp trên pháp lý cũng có mặt không?
Nên thống nhất trước với cấp trên ai nói phần nào. Nếu được giao trình bày, cứ trình bày theo cấu trúc đã chuẩn bị. Nếu không được giao mà thấy một điểm quan trọng bị bỏ sót, có thể nhắn riêng cho cấp trên thay vì ngắt lời trước mọi người.
Có nên đưa ra con số phần trăm khả năng thắng kiện không?
Nên hạn chế. Con số tạo cảm giác chính xác mà thực tế hiếm khi có cơ sở. Thang lời kèm lý do, như khả năng thấp vì chứng cứ giao hàng của mình còn thiếu, giúp người nghe hiểu cả mức độ lẫn điều có thể cải thiện.
Khi ban giám đốc quyết định trái ý kiến pháp lý thì người làm pháp chế làm gì?
Ghi nhận quyết định bằng văn bản như phần trên, sau đó giúp thực hiện quyết định theo cách ít rủi ro nhất trong phạm vi hợp pháp. Nếu quyết định đòi hỏi làm điều trái pháp luật, người làm luật không được tham gia và nên nói rõ ranh giới đó.
Có cách nào luyện trình bày khi chưa đi làm không?
Có. Tham gia phiên toà giả định, thi tranh biện, thuyết trình đề tài nghiên cứu khoa học, hoặc tự đặt ra một tình huống và trình bày ba phút cho bạn bè không học luật nghe rồi hỏi họ nhớ được gì.