Thư ký toà án là người tiến hành tố tụng, giúp thẩm phán chuẩn bị và giải quyết vụ việc: nhận và xử lý hồ sơ, làm các thủ tục tố tụng theo phân công, ghi biên bản phiên toà, phiên họp, và lo phần lớn việc giấy tờ trước, trong và sau phiên xử. Đối với nhiều cử nhân luật muốn làm việc trong ngành toà án, đây là vị trí đầu tiên và cũng là nơi học nghề xét xử gần nhất mà không cần ngồi ghế thẩm phán.
Bài này viết cho người đang cân nhắc vị trí thư ký: công việc trong ngày trông thế nào, kỹ năng nào quyết định bạn có làm tốt hay không, áp lực ra sao, và vị trí này dẫn tới đâu. Còn chuyện đương sự nên hỏi thư ký điều gì khi có vụ việc ở toà là góc nhìn của người dân, đã có bài riêng ở site về toà án.
Thư ký trong bộ máy toà án hiện nay
Từ ngày 1/7/2025, hệ thống toà án gồm Toà án nhân dân tối cao, toà án nhân dân cấp tỉnh và toà án nhân dân khu vực, cùng các toà án quân sự. Toà án nhân dân cấp cao và toà án cấp huyện không còn. Phần lớn thư ký mới được tuyển làm việc ở toà án khu vực, nơi giải quyết sơ thẩm phần lớn vụ việc hình sự, dân sự, hôn nhân gia đình, hành chính, kinh doanh thương mại, lao động trên một địa bàn gồm nhiều xã, phường.
Trong một toà án, thư ký thường được phân công theo thẩm phán hoặc theo toà chuyên trách. Có nơi một thư ký giúp một thẩm phán; có nơi một thư ký phụ trách hồ sơ của vài thẩm phán, tuỳ biên chế và khối lượng án. Ngoài thư ký, toà án còn có thẩm tra viên, chuyên viên, và các bộ phận hành chính, tiếp công dân, lưu trữ. Thư ký là vị trí nghiệp vụ đứng gần thẩm phán nhất.
Thư ký toà án là công chức, được tuyển dụng theo quy định về công chức và chịu quản lý của ngành toà án. Luật tố tụng xếp thư ký vào nhóm người tiến hành tố tụng, nghĩa là họ cũng phải từ chối hoặc bị thay đổi khi có căn cứ cho thấy họ có thể không vô tư, giống như thẩm phán và hội thẩm.
Một hồ sơ dân sự đi qua tay thư ký như thế nào
Lấy ví dụ một vụ tranh chấp hợp đồng vay tài sản ở toà án khu vực. Những bước dưới đây mô tả phần việc mà thư ký thường làm theo phân công của thẩm phán, không phải danh mục luật định đầy đủ.
- Nhận hồ sơ khởi kiện đã được phân công cho thẩm phán, kiểm tra danh mục tài liệu, lập bìa và đánh số bút lục theo thứ tự.
- Soạn các văn bản tố tụng theo chỉ đạo của thẩm phán: thông báo thụ lý, giấy triệu tập, thông báo phiên họp, quyết định đưa vụ án ra xét xử.
- Tổ chức tống đạt văn bản cho đương sự qua các phương thức luật cho phép, theo dõi kết quả, lưu biên bản tống đạt vào hồ sơ.
- Chuẩn bị phòng họp, kiểm tra sự có mặt của những người được triệu tập, ghi biên bản phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hoà giải.
- Trước phiên toà: kiểm tra danh sách người tham gia, chuẩn bị hồ sơ cho hội đồng xét xử, phổ biến nội quy phiên toà khi khai mạc.
- Trong phiên toà: ghi biên bản phiên toà đầy đủ, chính xác, rồi trình chủ toạ ký và cho những người có quyền xem biên bản đọc lại theo quy định.
- Sau phiên toà: hoàn thiện bản án, quyết định theo bản thẩm phán đã ký, gửi cho đương sự và các cơ quan, tổ chức liên quan đúng thời hạn, rồi sắp xếp hồ sơ để lưu trữ.
Mỗi bước đều có thời hạn và có thể bị đương sự hoặc viện kiểm sát xem xét lại. Một văn bản tống đạt sai địa chỉ hay biên bản ghi thiếu lời khai có thể trở thành căn cứ kháng cáo, kháng nghị về vi phạm thủ tục.
Biên bản phiên toà: kỹ năng quyết định thư ký giỏi hay không
Biên bản phiên toà là tài liệu ghi lại diễn biến phiên xử: ai có mặt, ai hỏi gì, ai trả lời gì, ý kiến tranh luận của từng bên. Khi vụ án lên cấp phúc thẩm hoặc bị xem xét lại, người đọc hồ sơ không có mặt ở phiên toà; họ chỉ có biên bản. Vì vậy một biên bản thiếu ý, ghi sai lời khai hoặc ghi theo cách hiểu của người ghi có thể làm sai lệch cả vụ án.
Ghi biên bản không phải gõ lại từng chữ. Thư ký phải nghe, chọn ý chính, giữ đúng nội dung và cách diễn đạt quan trọng của người nói, đặc biệt là những câu thừa nhận, phủ nhận, con số, ngày tháng. Khi đương sự nói lan man, thư ký vẫn phải giữ được phần có giá trị pháp lý. Khi hai bên tranh luận nhanh, thư ký phải theo kịp mà không đảo thứ tự.
Người mới thường mắc ba lỗi: ghi quá nhiều chữ nên bỏ lỡ câu quan trọng, tự diễn giải lại lời khai theo ngôn ngữ pháp lý của mình, và quên ghi ai là người hỏi. Cách luyện tốt nhất là nghe các buổi phiên toà giả định hoặc bản ghi âm luyện tập, tự ghi, rồi so với bản ghi của người có kinh nghiệm. Nhiều thư ký giỏi có hệ thống viết tắt riêng, nhưng bản hoàn chỉnh trình ký thì phải viết đầy đủ và đọc lại được.
Ngoài biên bản phiên toà, thư ký còn ghi biên bản lấy lời khai, biên bản hoà giải, biên bản xem xét thẩm định tại chỗ khi được phân công. Mỗi loại có yêu cầu riêng về nội dung và chữ ký, nhưng nguyên tắc chung là chính xác, đủ, và không thêm ý của người ghi.
Áp lực thật của vị trí thư ký
Khối lượng hồ sơ lớn. Ở toà án khu vực có nhiều án, một thư ký có thể cùng lúc theo dõi hàng chục hồ sơ ở các giai đoạn khác nhau. Việc giấy tờ không bao giờ hết, và mỗi hồ sơ có lịch riêng.
Thời hạn chồng thời hạn. Thời hạn chuẩn bị xét xử, thời hạn gửi bản án, thời hạn tống đạt đều do luật quy định. Thư ký là người theo dõi phần lớn các mốc này cho thẩm phán, nên quên một mốc là gây hậu quả cho cả vụ.
Làm việc trực tiếp với đương sự đang căng thẳng. Người dân đến toà thường đang trong tranh chấp, có người nóng nảy, có người khóc, có người nghi ngờ mọi thứ. Thư ký phải giải thích thủ tục mà không tư vấn nội dung, không hứa hẹn kết quả, và giữ thái độ trung lập.
Ranh giới đạo đức. Vì đứng gần hồ sơ và gần thẩm phán, thư ký là người dễ bị tiếp cận để "hỏi thăm" hay nhờ vả. Giữ bí mật hồ sơ, từ chối mọi lời nhờ ngoài quy trình và báo cáo khi có dấu hiệu bất thường là yêu cầu không có ngoại lệ.
Ít được nhìn thấy. Công sức của thư ký ít khi được nhắc khi một vụ án được xử tốt, nhưng sẽ được nhắc ngay khi có sai sót thủ tục. Người cần được ghi nhận thường xuyên có thể thấy hụt hẫng.
Vì sao nhiều người coi thư ký là trường học của nghề xét xử
Không vị trí nào trong ngành toà án cho bạn thấy nhiều vụ án từ đầu đến cuối như thư ký. Trong vài năm, một thư ký có thể đi qua hàng trăm hồ sơ thuộc nhiều loại tranh chấp, thấy thẩm phán đặt câu hỏi ra sao, đánh giá chứng cứ thế nào, viết phần nhận định của bản án ra sao. Đó là kiến thức mà giảng đường không dạy được.
Thư ký cũng học được thủ tục tố tụng ở mức chi tiết mà người làm nghề khác ít có: cách tống đạt hợp lệ, cách tính thời hạn, khi nào phải hoãn phiên toà, khi nào được xét xử vắng mặt. Những chi tiết này là nơi các bản án hay bị huỷ vì vi phạm thủ tục.
Theo luật tổ chức toà án, thẩm phán được tuyển chọn qua kỳ thi và hội đồng tuyển chọn, với tiêu chuẩn về đào tạo nghiệp vụ xét xử và thời gian làm công tác pháp luật. Kinh nghiệm làm thư ký thường là một phần quan trọng trong con đường đó, dù không phải con đường duy nhất. Điều kiện chi tiết để trở thành thẩm phán là chủ đề riêng; ở đây chỉ cần biết rằng nhiều thẩm phán hiện nay đã bắt đầu từ vị trí thư ký.
Không phải thư ký nào cũng muốn hay cần lên thẩm phán. Có người chuyển sang làm thẩm tra viên, có người sang các vị trí quản lý trong toà án, có người rời ngành để hành nghề luật sư, công chứng hay pháp chế, mang theo vốn tố tụng mà đồng nghiệp ít có.
Chuẩn bị gì nếu muốn làm thư ký toà án
Vị trí thư ký được tuyển theo quy định về công chức hiện hành và thông báo của từng toà án. Ngoài điều kiện bằng cấp ghi trong thông báo, những việc dưới đây giúp bạn vào việc nhanh hơn:
- Học chắc tố tụng dân sự và tố tụng hình sự, đặc biệt phần thời hạn, tống đạt, thủ tục chuẩn bị xét xử và phiên toà sơ thẩm.
- Luyện gõ nhanh và chính xác bằng tiếng Việt có dấu, luyện nghe ghi tóm ý. Đây là kỹ năng thực dụng nhất của thư ký.
- Tập đọc bản án đã công bố và chú ý phần thủ tục ở đầu bản án: ai có mặt, ai vắng mặt, lý do, các quyết định tố tụng trước đó.
- Thực tập ở toà án vào năm ba hoặc năm tư, xin được hỗ trợ thư ký sắp xếp bút lục và ghi thử biên bản để người hướng dẫn nhận xét.
- Rèn thói quen bảo mật: không chụp ảnh hồ sơ, không kể chuyện vụ án với người ngoài, kể cả trên mạng xã hội dưới dạng ẩn danh.
- Tìm hiểu thông báo tuyển dụng chính thức của toà án nơi bạn muốn làm, vì vị trí việc làm, yêu cầu và hình thức tuyển từng đợt có thể khác nhau.
Người hợp với vị trí này là người cẩn thận, chịu được việc lặp lại, giữ được bình tĩnh trước người đang giận dữ, và có hứng thú thật với việc xét xử. Nếu bạn chỉ coi thư ký là bước đệm phải chịu đựng, những năm đó sẽ rất dài.
Câu hỏi thường gặp
Thư ký toà án có phải thi tuyển không?
Thư ký toà án là công chức nên được tuyển dụng theo quy định về công chức hiện hành, qua hình thức tuyển dụng ghi trong thông báo của từng toà án. Nội dung và cách thức cụ thể có thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn Luật Cán bộ, công chức năm 2025.
Thư ký toà án có được tư vấn cho đương sự không?
Không. Thư ký được hướng dẫn thủ tục, giải thích quyền và nghĩa vụ tố tụng ở mức chung, nhưng không được tư vấn nội dung tranh chấp, không nói trước kết quả và không gợi ý cách thắng kiện. Đây là ranh giới để giữ sự vô tư của người tiến hành tố tụng.
Thư ký toà án có bị thay đổi khi có quan hệ với đương sự không?
Có. Thư ký là người tiến hành tố tụng, nên phải từ chối tham gia hoặc bị thay đổi khi thuộc các trường hợp luật tố tụng quy định, ví dụ có quan hệ thân thích với đương sự hoặc có căn cứ rõ ràng cho thấy có thể không vô tư.
Làm thư ký bao lâu thì được thi thẩm phán?
Thời gian làm công tác pháp luật và các tiêu chuẩn khác để dự tuyển thẩm phán do luật tổ chức toà án và văn bản hướng dẫn quy định, và đã thay đổi qua các lần sửa luật. Bạn nên đối chiếu văn bản hiện hành tại thời điểm định dự tuyển thay vì nghe con số truyền miệng.
Thư ký toà án có phải trực ngoài giờ không?
Có những lúc phải làm ngoài giờ hành chính, nhất là khi phiên toà kéo dài, khi gần hết thời hạn gửi bản án, hoặc khi đơn vị có đợt cao điểm giải quyết án. Mức độ tuỳ từng toà án và từng giai đoạn.
Học luật kinh tế có làm thư ký toà án được không?
Thường là được nếu thông báo tuyển dụng chấp nhận chuyên ngành đó. Khi làm việc, bạn sẽ phải xử lý cả án hình sự, dân sự, hành chính, nên hãy tự củng cố phần tố tụng nếu chương trình luật kinh tế của bạn học ít.