Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, thay cho Luật Công chứng 2014, và thay đổi công việc của người làm nghề ở ba chỗ chính: có thêm công chứng điện tử, tăng khai thác dữ liệu để kiểm danh tính và tài sản, và siết lại trách nhiệm, quản lý đối với tổ chức hành nghề. Phần cốt lõi, tức thẩm tra hồ sơ, kiểm ý chí người ký và chứng nhận, vẫn giữ nguyên.
Đã có nhiều bài viết về luật mới từ phía người đi công chứng. Bài này nhìn từ bàn làm việc của công chứng viên và thư ký nghiệp vụ, dành cho người đang làm hoặc sắp vào nghề: việc hằng ngày đổi gì, phải học thêm gì, và chỗ nào vẫn cần đối chiếu văn bản hướng dẫn vì chi tiết chưa nằm hết trong luật. Thông tin tính tới tháng 11/2026.
Trước và sau 1/7/2025: thay đổi ở bàn làm việc
Bảng dưới chỉ nêu những điểm người làm nghề chạm tới hằng ngày, ở mức nguyên tắc. Ô ghi "đối chiếu" là chỗ chi tiết nằm ở văn bản hướng dẫn thi hành.
| Khâu công việc | Theo luật 2014 | Theo luật 2024 |
|---|---|---|
| Hình thức văn bản | Văn bản giấy, ký tay trước mặt công chứng viên | Vẫn có văn bản giấy; thêm công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến, phạm vi và lộ trình: đối chiếu |
| Kiểm danh tính | Chủ yếu đối chiếu giấy tờ bản chính và người thật | Kết hợp khai thác dữ liệu điện tử theo quy định |
| Tra cứu tình trạng tài sản | Cơ sở dữ liệu công chứng do địa phương tổ chức, mức độ khác nhau | Yêu cầu cập nhật và kết nối dữ liệu chặt hơn: đối chiếu cách triển khai |
| Phạm vi công chứng | Hợp đồng, giao dịch và bản dịch | Hợp đồng, giao dịch; bản dịch không còn là đối tượng công chứng, chuyển sang chứng thực chữ ký người dịch theo pháp luật về chứng thực |
| Lưu trữ | Hồ sơ giấy là chính | Thêm hồ sơ và văn bản điện tử, yêu cầu lưu trữ tương ứng: đối chiếu |
| Văn bản ký trước 1/7/2025 | Theo luật 2014 | Vẫn có giá trị, không phải công chứng lại |
Với người làm nghề, dòng về bản dịch đổi luồng khách ngay từ ngày đầu: những yêu cầu trước đây đến quầy công chứng bản dịch nay được hướng dẫn sang thủ tục chứng thực chữ ký người dịch.
Công chứng điện tử: quy trình mới chồng lên quy trình cũ
Công chứng điện tử trực tiếp là khi người yêu cầu vẫn có mặt trước công chứng viên nhưng văn bản được lập và ký dưới dạng điện tử. Công chứng điện tử trực tuyến là khi các bên không cùng một chỗ và làm việc với công chứng viên qua phương tiện điện tử. Với người làm nghề, hai hình thức này không thay quy trình giấy mà chồng thêm lên nó, vì đa số giao dịch vẫn đi theo đường cũ.
Ở tổ chức hành nghề đã triển khai, công việc thêm những khâu mới: kiểm điều kiện kỹ thuật của người yêu cầu trước phiên, hướng dẫn họ chuẩn bị chữ ký số hoặc phương tiện ký hợp lệ, quan sát và hỏi người ký qua màn hình, xử lý khi kết nối gián đoạn, lưu văn bản điện tử và cấp bản cho các bên. Mỗi khâu có rủi ro riêng, nhất là khâu xác minh người ký khi không ngồi cùng phòng.
Mức độ triển khai giữa các tổ chức hành nghề khác nhau đáng kể, vì cần hạ tầng, quy trình và nhân sự được đào tạo. Phạm vi giao dịch được làm trực tuyến do văn bản hướng dẫn quy định và có lộ trình. Người làm nghề nên đọc kỹ văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực thay vì dựa vào những gì nghe được trong giới.
Dữ liệu: công cụ mới và trách nhiệm mới
Tra cứu nhiều hơn, nhanh hơn. Khai thác dữ liệu điện tử theo quy định giúp kiểm danh tính, tình trạng hôn nhân, tình trạng tài sản nhanh hơn trước. Điều này giảm thời gian chờ và giảm kiểu gian lận dùng giấy tờ giả thô.
Nhưng không được thay cho phán đoán. Dữ liệu có thể cập nhật chậm hoặc chưa đầy đủ. Công chứng viên vẫn phải đối chiếu giấy tờ, hỏi người ký, và ghi lại kết quả tra cứu vào hồ sơ để sau này chứng minh mình đã kiểm đến đâu.
Nghĩa vụ cập nhật cho người khác dùng. Thông tin về giao dịch đã công chứng, đặc biệt với bất động sản, phải được cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng để tổ chức hành nghề khác tra được. Cập nhật chậm hoặc sai có thể tạo kẽ hở cho việc một tài sản bị giao dịch hai lần.
Bảo mật thông tin cá nhân. Càng khai thác nhiều dữ liệu, trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của người yêu cầu càng nặng. Thư ký nghiệp vụ và công chứng viên phải tuân thủ quy định về truy cập, sử dụng, lưu giữ dữ liệu, không chia sẻ ngoài mục đích công việc.
Trách nhiệm và quản lý: siết hơn với tổ chức hành nghề
Luật 2024 được xây dựng trong bối cảnh số tổ chức hành nghề công chứng tăng nhanh và có những trường hợp công chứng sai gây thiệt hại. Định hướng chung là chuẩn hoá quy trình, quy định rõ hơn trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề, tăng cường quản lý nhà nước. Các điểm cụ thể về thành lập, chuyển đổi, hợp nhất tổ chức hành nghề, về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và về xử lý vi phạm nằm trong luật và văn bản hướng dẫn, cần đọc nguyên văn.
Với người đang làm nghề, hệ quả thực tế là văn phòng phải rà lại quy trình nội bộ cho khớp luật mới: mẫu lời chứng, sổ công chứng, cách lưu hồ sơ, phân công thư ký nghiệp vụ, quy trình công chứng ngoài trụ sở. Những văn phòng làm việc này sớm và bài bản thường ít lúng túng khi bị kiểm tra.
Phần tiêu chuẩn bổ nhiệm, đào tạo nghề, tập sự, miễn nhiệm công chứng viên theo luật mới thuộc chủ đề tư cách hành nghề. Người đang chuẩn bị vào nghề nên đọc phần đó riêng, vì một số điều kiện có thể khác với những gì người đi trước kể lại theo luật cũ.
Thư ký nghiệp vụ và nhân viên hỗ trợ: nhóm thấy thay đổi rõ nhất
Ở nhiều văn phòng, người cảm nhận thay đổi rõ nhất sau 1/7/2025 không phải công chứng viên mà là thư ký nghiệp vụ và nhân viên hỗ trợ. Họ là người tiếp nhận yêu cầu ban đầu, nên phải phân luồng lại ngay: yêu cầu nào làm theo đường giấy, yêu cầu nào có thể làm điện tử nếu văn phòng đã triển khai, yêu cầu nào không còn thuộc phạm vi công chứng và cần hướng dẫn sang thủ tục khác.
Công việc soạn thảo cũng đổi. Mẫu văn bản phải được cập nhật theo luật mới và văn bản hướng dẫn; văn bản điện tử cần định dạng, cách đánh số, cách lưu khác văn bản giấy. Khâu hậu kỳ thêm việc cập nhật dữ liệu đúng hạn, lưu trữ điện tử, cấp bản sao điện tử hoặc bản giấy theo yêu cầu. Người quen làm theo thói quen cũ dễ bỏ sót một trong các bước mới này.
Với người trẻ đang tìm việc trong ngành, đây lại là cơ hội. Văn phòng cần người vừa hiểu luật vừa thạo công cụ số, biết đọc văn bản hướng dẫn mới và chuyển nó thành quy trình làm việc cụ thể. Một hồ sơ xin việc cho thấy bạn đã đọc kỹ Luật Công chứng 2024 và hiểu cách công chứng điện tử vận hành sẽ nổi bật hơn hồ sơ chỉ ghi điểm học tập.
Người làm nghề nên cập nhật theo thứ tự nào
Luật mới, văn bản hướng dẫn mới và thay đổi về đơn vị hành chính đến gần như cùng lúc trong năm 2025. Thứ tự sau giúp cập nhật có hệ thống thay vì học rời rạc:
- Đọc toàn văn Luật Công chứng 2024 một lượt từ đầu đến cuối, đánh dấu mọi chỗ khác với cách mình đang làm.
- Tìm và đọc các nghị định, thông tư hướng dẫn đang có hiệu lực, nhất là phần về công chứng điện tử, cơ sở dữ liệu và mẫu giấy tờ.
- Rà quy trình nội bộ của văn phòng theo từng loại hồ sơ hay gặp, sửa mẫu lời chứng, mẫu sổ cho khớp.
- Cập nhật cách xử lý giấy tờ ghi địa danh trước sắp xếp năm 2025, thống nhất cách ghi trong văn bản công chứng.
- Học kỹ phần điện tử dù văn phòng chưa triển khai, để không bị động khi bắt đầu.
- Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ do tổ chức xã hội – nghề nghiệp hoặc cơ quan quản lý tổ chức, và ghi lại câu hỏi để trao đổi.
Danh sách này cũng là gợi ý tốt cho sinh viên đang chuẩn bị bước vào nghề: học luật mới ngay từ đầu, tránh học theo tài liệu cũ rồi phải học lại.
Điều gì không đổi
Giữa nhiều thay đổi, cái lõi của nghề vẫn như cũ. Công chứng viên vẫn phải xác định đúng người, đúng quyền, đúng tài sản; vẫn phải bảo đảm người ký hiểu và tự nguyện; vẫn phải từ chối khi giao dịch trái luật hoặc có dấu hiệu bị ép buộc. Công nghệ giúp kiểm nhanh hơn, nhưng quyết định cuối cùng vẫn là của một con người chịu trách nhiệm.
Danh sách giao dịch bắt buộc công chứng hoặc chứng thực vẫn nằm ở các luật chuyên ngành như đất đai, nhà ở, dân sự, không phải ở Luật Công chứng. Người làm nghề vẫn phải theo dõi thay đổi của các luật đó, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp tới hồ sơ ở quầy.
Và nhu cầu về sự cẩn trọng không giảm. Khi công chứng trở nên nhanh hơn và có thể làm từ xa, áp lực "làm cho nhanh" có khi còn tăng. Người vào nghề trong giai đoạn này cần học cả công cụ mới lẫn thói quen cũ: đọc kỹ, hỏi kỹ, dám dừng lại.
Câu hỏi thường gặp
Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày nào?
Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, thay cho Luật Công chứng 2014. Các văn bản hướng dẫn thi hành được ban hành kèm theo; khi làm việc cụ thể, người làm nghề nên đối chiếu văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực tại thời điểm đó.
Văn phòng công chứng có bắt buộc làm công chứng điện tử ngay không?
Luật đưa công chứng điện tử vào khung pháp lý, nhưng việc triển khai cần hạ tầng và quy trình, và phạm vi được hướng dẫn theo lộ trình. Mức độ sẵn sàng giữa các tổ chức hành nghề khác nhau. Điều kiện và thời điểm cụ thể cần đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành.
Từ 1/7/2025 còn công chứng bản dịch không?
Luật Công chứng 2024 không còn quy định công chứng bản dịch như luật 2014. Nhu cầu xác nhận bản dịch được giải quyết qua thủ tục chứng thực chữ ký người dịch theo pháp luật về chứng thực. Người làm nghề nên hướng dẫn khách đúng thủ tục thay vì nhận hồ sơ theo thói quen cũ.
Người đang tập sự công chứng theo luật cũ có bị ảnh hưởng không?
Luật mới có quy định chuyển tiếp cho những người đang trong quá trình đào tạo, tập sự hoặc chờ bổ nhiệm. Đây là phần thuộc chủ đề tư cách hành nghề và cần đọc kỹ quy định chuyển tiếp cùng văn bản hướng dẫn, vì mỗi trường hợp có thể được xử lý khác nhau.
Sinh viên luật nên học Luật Công chứng 2024 ở mức nào?
Nếu định theo nghề công chứng, nên đọc toàn văn và hiểu các phần về trình tự công chứng, công chứng ngoài trụ sở, công chứng điện tử, trách nhiệm của công chứng viên. Nếu theo nghề khác, chỉ cần nắm nguyên tắc và những điểm mới để tư vấn đúng cho khách hàng khi giao dịch cần công chứng.