Công chứng viên dành phần lớn ngày làm việc để đọc hồ sơ, đối chiếu giấy tờ, hỏi chuyện người yêu cầu công chứng và quyết định có chứng nhận một hợp đồng, giao dịch hay không. Phần ký tên lên văn bản chỉ chiếm vài phút cuối. Cái mà người ngoài thấy ở quầy là một khâu nhỏ; phần nặng nhất nằm ở việc kiểm tra trước đó và trách nhiệm kéo dài nhiều năm sau đó.
Bài này dành cho sinh viên luật, cử nhân mới ra trường và người đang cân nhắc chuyển sang nghề công chứng. Nội dung đi theo nhịp một ngày điển hình ở một tổ chức hành nghề công chứng, theo cách những người trong nghề hay kể. Phần tiêu chuẩn bổ nhiệm, đào tạo nghề và tập sự là một chủ đề riêng về tư cách hành nghề, ở đây chỉ nhắc khi cần để hiểu công việc.
Buổi sáng trước giờ mở cửa: đọc trước hồ sơ đã hẹn
Ở nhiều văn phòng, ngày làm việc của công chứng viên bắt đầu trước khi khách đến. Thư ký nghiệp vụ đã nhận hồ sơ từ hôm trước, kiểm sơ bộ giấy tờ và soạn dự thảo; công chứng viên đọc lại các bộ hồ sơ sẽ ký trong ngày. Một buổi sáng có thể có hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, vài giấy uỷ quyền, một văn bản thoả thuận phân chia di sản và một hợp đồng thế chấp cho ngân hàng.
Việc đọc trước không phải để soát lỗi chính tả. Công chứng viên tìm những điểm có thể làm giao dịch vô hiệu hoặc gây thiệt hại cho một bên: tài sản có đang bị ngăn chặn giao dịch không, người ký có đủ thẩm quyền định đoạt không, tài sản là tài sản chung hay riêng, có người thừa kế nào bị bỏ sót không, nội dung thoả thuận có điều khoản trái luật hay trái đạo đức xã hội không.
Những bộ hồ sơ có vấn đề được tách ra để gọi lại cho khách, yêu cầu bổ sung hoặc hẹn lại. Người mới vào nghề thường ngạc nhiên vì tỷ lệ hồ sơ phải hỏi thêm khá cao. Đây là phần việc ít ai thấy nhưng quyết định chất lượng của cả ngày.
Giờ tiếp khách: hỏi, nghe và quan sát
Đối chiếu người thật với giấy tờ. Công chứng viên đối chiếu giấy tờ tuỳ thân bản chính với người đang ngồi trước mặt, và theo luật hiện hành có thêm công cụ khai thác dữ liệu điện tử để kiểm danh tính. Việc này nghe đơn giản nhưng là chốt chặn chính trước kiểu gian lận dùng người đóng thế hoặc giấy tờ giả.
Kiểm năng lực hành vi và ý chí tự nguyện. Người ký có tỉnh táo không, có hiểu mình đang ký gì không, có ai đứng bên cạnh thúc ép không. Với người cao tuổi hoặc người đang ốm, công chứng viên thường hỏi những câu mở, để người ký tự nói lại nội dung giao dịch bằng lời của mình thay vì chỉ gật đầu.
Giải thích quyền và nghĩa vụ. Công chứng viên giải thích cho các bên hệ quả pháp lý của văn bản họ sắp ký. Nhiều người đi công chứng giấy uỷ quyền không biết rằng phạm vi uỷ quyền rộng có thể cho phép người được uỷ quyền bán luôn tài sản. Nói rõ chỗ này là việc của công chứng viên, kể cả khi khách đang vội.
Quan sát những tín hiệu bất thường. Giá ghi trong hợp đồng chênh xa thực tế, một bên không nói được thông tin cơ bản về tài sản của chính mình, người đi cùng trả lời thay, khách nài nỉ ký nhanh: đó là những dấu hiệu khiến công chứng viên chậm lại để hỏi thêm.
Ký và chịu trách nhiệm. Khi đã hài lòng với hồ sơ và ý chí các bên, công chứng viên ghi lời chứng, ký và tổ chức hành nghề đóng dấu. Từ lúc đó tên công chứng viên gắn với văn bản đó trong suốt thời gian lưu trữ.
Các nhóm việc chính trong một ngày và tỷ lệ thời gian ước chừng
Bảng dưới là cách chia thời gian mà người trong nghề hay mô tả cho một ngày bận ở văn phòng có nhiều hồ sơ nhà đất. Đây là ví dụ giả định để hình dung, không phải số đo chính thức; văn phòng chuyên về doanh nghiệp hoặc ở vùng ít giao dịch sẽ khác.
| Nhóm việc | Nội dung cụ thể | Phần thời gian (ví dụ giả định) |
|---|---|---|
| Đọc và thẩm tra hồ sơ | Đọc giấy tờ, tra cứu dữ liệu ngăn chặn, kiểm thẩm quyền, rà dự thảo | Khoảng một phần ba ngày |
| Làm việc với người yêu cầu | Đối chiếu nhân thân, hỏi ý chí, giải thích, đọc lại văn bản, chứng kiến ký | Khoảng một phần ba ngày |
| Xử lý hồ sơ có vướng | Gọi bổ sung giấy tờ, lập văn bản từ chối, trao đổi với cơ quan liên quan | Một phần nhỏ nhưng tốn sức nhất |
| Công chứng ngoài trụ sở | Đi tới bệnh viện, nhà riêng, nơi tạm giữ khi luật cho phép | Không ngày nào giống ngày nào |
| Sổ sách và lưu trữ | Ký sổ, kiểm số công chứng, rà hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ, cập nhật cơ sở dữ liệu | Cuối ngày, thường dồn lại |
| Học và cập nhật | Đọc văn bản mới, trao đổi nghiệp vụ với đồng nghiệp | Ngoài giờ là chính |
Người định vào nghề nên nhìn vào hai dòng đầu: phần lớn ngày làm việc là đọc và nói chuyện với người lạ về chuyện tiền bạc, tài sản, gia đình của họ. Ai thích làm việc một mình với văn bản trong yên tĩnh sẽ thấy nhịp này khá mệt.
Buổi chiều: hồ sơ phức tạp và những lần nói "chưa ký được"
Nhiều văn phòng xếp các việc phức tạp vào buổi chiều, khi lượng khách giao dịch nhà đất thưa hơn. Văn bản thoả thuận phân chia di sản có nhiều người thừa kế, trong đó có người ở xa phải uỷ quyền; hợp đồng có yếu tố nước ngoài; giao dịch của doanh nghiệp cần kiểm nghị quyết của hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông. Mỗi bộ hồ sơ loại này có thể chiếm cả giờ đồng hồ.
Buổi chiều cũng là lúc công chứng viên phải nói những câu khó: chưa ký được vì thiếu giấy tờ về quan hệ hôn nhân, chưa ký được vì một người thừa kế chưa đồng ý, không ký vì nội dung giao dịch có dấu hiệu nhằm che giấu một giao dịch khác. Khách thường bực, có người nói nặng lời. Một phần kỹ năng nghề là giữ bình tĩnh, giải thích lý do rõ ràng và chỉ cho khách việc cần làm tiếp, thay vì chỉ trả hồ sơ.
Công chứng viên mới vào nghề hay chịu áp lực từ phía khách quen của văn phòng hoặc từ người môi giới muốn "làm cho nhanh". Người đi trước thường dặn một câu: hồ sơ chưa đủ thì đừng ký, vì người chịu trách nhiệm khi có chuyện là chính mình chứ không phải người thúc.
Những việc ngoài quầy mà ít người kể
Ngoài hồ sơ ở bàn, nghề công chứng có nhiều phần việc người ngoài không thấy nhưng chiếm thời gian thật:
- Công chứng ngoài trụ sở cho người già yếu, người đang nằm viện hoặc trường hợp luật cho phép: đi lại, sắp xếp lịch, và làm việc trong điều kiện không có đủ thiết bị như ở văn phòng.
- Trả lời yêu cầu của cơ quan nhà nước: toà án, cơ quan điều tra, cơ quan thi hành án có thể yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng hoặc mời công chứng viên làm việc về một văn bản đã ký nhiều năm trước.
- Rà soát sổ công chứng và hồ sơ lưu trữ theo định kỳ, vì sai sót về số, ngày, chữ ký trong sổ dễ thành rắc rối khi văn bản bị đem ra tranh chấp.
- Cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu công chứng để tổ chức hành nghề khác tra được, tránh một tài sản bị giao dịch hai lần ở hai nơi.
- Tham gia sinh hoạt nghề nghiệp: bồi dưỡng nghiệp vụ bắt buộc, hội nghị của tổ chức xã hội – nghề nghiệp, trao đổi tình huống khó với đồng nghiệp.
- Góp phần quản lý văn phòng nếu là công chứng viên hợp danh hoặc trưởng văn phòng: nhân sự, quy trình, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, quan hệ với sở tư pháp.
Phần sau cùng là lý do nhiều công chứng viên lâu năm nói rằng làm trưởng văn phòng là một nghề thứ hai chồng lên nghề công chứng.
Phòng công chứng và văn phòng công chứng: nhịp làm việc khác nhau thế nào
Tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam có hai loại hình là phòng công chứng và văn phòng công chứng. Phòng công chứng do Nhà nước thành lập, công chứng viên làm việc trong một đơn vị sự nghiệp công lập. Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập và vận hành như một tổ chức hành nghề tư nhân. Chi tiết về điều kiện thành lập và chuyển đổi thuộc phần quy định về tổ chức hành nghề, nên đối chiếu văn bản hiện hành.
Về công việc chuyên môn, hai nơi làm cùng một loại việc theo cùng một luật. Khác biệt nằm ở nhịp và áp lực. Văn phòng công chứng thường chú trọng thời gian phục vụ, có thể mở cửa cả cuối tuần, cạnh tranh để giữ khách nên công chứng viên chịu thêm áp lực về tốc độ. Phòng công chứng có nhịp hành chính rõ hơn, nhưng cũng có những giai đoạn lượng hồ sơ rất lớn.
Với người mới, câu hỏi nên đặt không phải là nơi nào "dễ" hơn mà là nơi nào có người hướng dẫn tốt, quy trình kiểm tra rõ và văn hoá dám từ chối hồ sơ không đủ. Những năm đầu học được thói quen gì thì mang theo suốt nghề.
Ai hợp với nhịp làm việc này
Người cẩn thận đến mức hơi khó tính. Một con số sai trên hợp đồng nhà đất có thể khiến các bên mất nhiều tháng để sửa. Người thấy việc đọc lại lần thứ ba là bình thường sẽ hợp nghề hơn người tin vào trí nhớ.
Người nói chuyện được với mọi tầng lớp. Trong một buổi sáng có thể gặp một cụ bà không biết chữ, một giám đốc doanh nghiệp đang vội và một gia đình đang căng thẳng vì chia tài sản. Giải thích cùng một quy định cho ba kiểu người đó là kỹ năng hằng ngày.
Người chịu được việc nói "không". Nghề công chứng đòi hỏi từ chối đúng lúc, kể cả với khách quen. Ai ngại va chạm sẽ gặp khó.
Người thích sự ổn định của quy trình. Công chứng ít kịch tính hơn tranh tụng. Người tìm kiếm cảm giác thắng thua ở phiên toà thường thấy nghề này đơn điệu; người thích làm đúng một quy trình cho thật chắc lại thấy yên tâm.
Người sẵn sàng học suốt đời về đất đai, hôn nhân, thừa kế, doanh nghiệp. Hồ sơ công chứng chạm vào gần như mọi lĩnh vực dân sự và thương mại. Mỗi lần luật chuyên ngành thay đổi là công việc ở quầy thay đổi theo.
Đường vào nghề, nhắc ngắn
Để trở thành công chứng viên, người có bằng cử nhân luật phải đáp ứng các tiêu chuẩn luật định, hoàn thành đào tạo nghề công chứng (trừ trường hợp được miễn), tập sự và đạt kỳ kiểm tra kết quả tập sự, rồi được Bộ Tư pháp xem xét bổ nhiệm. Luật Công chứng 2024, có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, là văn bản đang áp dụng cho các bước này. Chi tiết từng bước nằm ở chủ đề tư cách hành nghề, không nhắc lại ở đây.
Điều đáng nói với người đang học là khoảng thời gian từ khi tốt nghiệp đến khi ký văn bản đầu tiên khá dài, và phần lớn người đi con đường này đã làm việc nhiều năm ở vị trí thư ký nghiệp vụ hoặc ở các nghề luật khác trước đó. Nếu bạn còn là sinh viên, cách tốt nhất để biết mình có hợp nghề không là xin thực tập vài tháng ở một tổ chức hành nghề công chứng và quan sát đúng những việc mô tả trong bài này.
Câu hỏi thường gặp
Công chứng viên có phải ngồi quầy cả ngày không?
Không hẳn. Công chứng viên dành nhiều thời gian làm việc trực tiếp với người yêu cầu công chứng, nhưng cũng đọc hồ sơ, xử lý hồ sơ có vướng, đi công chứng ngoài trụ sở khi luật cho phép và rà soát sổ sách. Tỷ lệ giữa các việc tuỳ văn phòng và tuỳ loại hồ sơ.
Công chứng viên có được từ chối khách không?
Có. Khi hồ sơ không đủ, khi nghi ngờ người yêu cầu không có năng lực hành vi hoặc bị đe doạ, cưỡng ép, hoặc khi nội dung giao dịch trái luật, công chứng viên từ chối và nên giải thích lý do. Từ chối đúng là một phần trách nhiệm nghề, không phải thái độ phục vụ kém.
Một công chứng viên ký bao nhiêu văn bản mỗi ngày?
Không có con số chung. Số lượng phụ thuộc vào địa bàn, loại hồ sơ và cách tổ chức văn phòng. Một văn bản thoả thuận phân chia di sản phức tạp có thể mất hàng giờ, trong khi một giấy uỷ quyền đơn giản mất ít thời gian hơn nhiều. Chất lượng kiểm tra quan trọng hơn số lượng.
Làm công chứng có cần giỏi ngoại ngữ không?
Không bắt buộc cho phần lớn hồ sơ trong nước, nhưng có lợi rõ rệt khi văn phòng nhận giao dịch có yếu tố nước ngoài hoặc khách là người nước ngoài. Khi người yêu cầu không thông thạo tiếng Việt, cần có người phiên dịch theo quy định chứ công chứng viên không tự dịch thay.
Công chứng viên có trách nhiệm gì với văn bản đã ký nhiều năm trước?
Văn bản công chứng được lưu trữ và có thể bị đưa ra làm chứng cứ trong tranh chấp sau này. Khi toà án hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, công chứng viên và tổ chức hành nghề phải cung cấp hồ sơ, giải trình. Nếu sai sót gây thiệt hại, có thể phải bồi thường theo quy định.
Sinh viên luật nên làm gì nếu muốn thử nghề công chứng?
Cách thực tế nhất là xin thực tập ở một phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng, quan sát cách tiếp nhận và thẩm tra hồ sơ, rồi chú ý học kỹ các môn đất đai, hôn nhân và gia đình, thừa kế, hợp đồng. Đó là những mảng xuất hiện nhiều nhất ở quầy.